La importancia del event manager en la organización de eventos corporativos

No nos cansamos de repetir que estamos siendo testigos de una auténtica revolución de la manera en la que las marcas se comunican con sus consumidores. Y esta vez no va a ser una excepción. Pero antes de hablar en detalle de la importancia del event manager en la organización de eventos corporativos, vamos a dar algunas pinceladas sobre el contexto que ha permitido que esta figura vaya cobrando cada vez más protagonismo.

La reciente crisis sanitaria, bastante lejana ya en lo relativo a las restricciones, pero cuyos efectos subyacentes van a seguir condicionado el mercado de marketing, publicidad y eventos por un tiempo indefinido, ha causado un gran vuelco presupuestario. Los recursos que tradicionalmente se asignaban a la comunicación ATL (¿podemos seguir empleando este término sin percibir un persistente olorcillo a naftalina?), han sido redirigidos hacia otras partidas. Se trata de dos partidas muy concretas que están dando respuesta a dos consecuencias antagónicas de la pandemia. Pasamos cada vez más tiempo en el entorno digital, pero cuando conseguimos escapar de él, valoramos mucho más la presencialidad y la interacción en vivo.

El gran vuelco presupuestario

¿Qué implica esto a nivel presupuestario? Pues, que la primera gran ganadora es la publicidad programática en las RRSS. Un tema amplísimo e interesantísimo que dejaremos para otra ocasión, porque ahí sí que hay mucha tela que cortar. Y, en segundo lugar, el marketing experiencial en su vertiente de eventos también ha salido ganando.

Consecuencia directa de ello es que la figura del event manager, definida muy vagamente hasta entonces, ha ido adquiriendo identidad propia. Un evento ya no puede estar a cargo de cualquiera. Un evento tiene sus objetivos, su concepto, su ejecución cuidada y su equipo dedicado. Dicho en otros términos, y aquí llegamos ya al quid de la cuestión, el rol del event manager ha pasado de ser puramente logístico a ser estratégico. Aunque la logística, por supuesto, sigue siendo parte primordial para ofrecer una experiencia excelente. Entonces, ¿cuál es su importancia del event manager en la organización de eventos? Veamos por puntos.  

Visión estratégica

Un event manager es responsable de alinear la estrategia de eventos de una marca con su comunicación global trabajando aquellos valores y mensajes que contribuyan al posicionamiento deseado. Es un rol que entiende la importancia de la comunicación presencial y sabe construirla de manera eficaz. Pero, además, el objetivo del event manager es convertir el éxito de los eventos en un valor cuantificable mediante diseño y aplicación de métricas adecuadas.   

Además, la presencia de la figura del event manager aporta continuidad a la narrativa de la marca en sus contactos con el público. La hace coherente, consistente y, como consecuencia, más memorable.     

Centro de mando único  

El anterior punto a nivel más operativo se traduce en la visión global de los procesos. El event manager se convierte en una especie de hub de la toma de decisiones y en el facilitador de los procesos para todas las partes implicadas. Y en un evento no son pocas. Organizar una comunicación fluida con los proveedores no es fácil. Y el que todo el mundo sepa en cada momento a quién dirigirse en caso de necesidad, aporta una enorme tranquilidad y ayuda a evitar malentendidos y trabajos duplicados. En este sentido, cualquier empresa que se dedique a la producción de eventos no puede estar más contenta del auge y la consolidación de este rol. 

Control más eficaz

Esta misma visión global de los procesos ayuda a llevar a cabo un control más minucioso y eficaz en todas las etapas. Desde la organización del concurso, si es el caso, hasta la producción; desde la logística, hasta la ejecución final del evento y la evaluación de las métricas. Un evento es, quizás, el formato más expuesto a imprevistos de todo tipo. Por tanto, una figura que reparte responsabilidades y controla los plazos y la calidad de la ejecución ayuda a que los costes del proyecto no se disparen. Buena previsión y soluciones adecuadas puestas en marcha a tiempo, tan sencillo como esto.

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