IE Graduation 2019

CLIENTE: IE UNIVERSITY

4foreverything es, desde hace años, la compañía seleccionada por el Instituto de Empresa IE para organizar y realizar las graduaciones de sus alumnos. Eso implica un esfuerzo de logística y de coordinación perfectamente orquestado. Cada convocatoria de graduación es un reto distinto en el que hay que demostrar un impecable dominio del tiempo y un profundo conocimiento de los protocolos intrínsecos a un acto de estas características.

En la ceremonia realizada en julio de 2019 hubo que organizar una graduación por la mañana y otra completamente distinta por la tarde del mismo día. La primera graduación fue para 2.900 personas y la segunda para 4.400. Con protocolos distintos y muy poco margen entre una y otra para adaptar escenarios y zona de invitados. Un equipo de 90 personas, entre coordinadores, montadores, personal técnico y de protocolo, lo consiguió.

Acabada la ceremonia con éxito, el IE nos propuso otro complicado reto para la siguiente graduación celebrada en diciembre: cómo dotar de agilidad y ritmo al acto de entrega de 900 diplomas cumpliendo un estricto timing inferior a una hora. Para esta ocasión ideamos una solución tecnológica para agilizar los movimientos de una forma más eficaz. Cada diploma tenía un código de barras, que mediante una pistola decodificadora permitía leer el nombre del alumno y proyectar el documento en una pantalla del escenario. Gracias a esta solución, y a una perfecta realización de regiduría del evento, cada familia y cada graduado sabían de forma automática y sin errores quién era el alumno que recogía el diploma en la pantalla. La ceremonia de entrega se logró reducir finalmente a solo 40 minutos.