Diseñar y gestionar la logística de un stand implica mucho más de lo que parece a simple vista. Existen distintos equipos, materiales y decisiones que deben alinearse para generar una experiencia positiva y efectiva en el contexto de una feria o congreso.
Desde el primer boceto hasta el cierre, cada fase requiere coordinación, tiempos definidos y una ejecución precisa.
Fase de planificación
Todo arranca con la definición de objetivos y de necesidades. En esta etapa se determina qué tipo de experiencia se quiere ofrecer, qué mensaje debe transmitir el stand y qué tipo de clientes se quiere atraer. Este punto es determinante para las fases posteriores por lo que es fundamental establecer bien estos objetivos.
Fase de diseño
En esta fase, se define la imagen del stand, siempre alineado con la imagen de marca e identidad. Se deciden materiales, tipo de estructuras a utilizar, estética, si tendrá un enfoque sostenible y todo lo afecta a la logística.
Producción
Una vez aprobado el diseño, empieza la fase de producción, donde el stand comienza a materializarse.
Cada parte debe fabricarse con precisión. Por eso, en LA FABRICACIÓN DE STANDS, LOS PROCESOS Y CONTROLES DE CALIDAD se convierten en un punto clave. No solo importa que el stand sea visualmente atractivo, sino que también sea funcional, resistente y seguro.
En esta parte, paralelamente, se comienza a organizar el transporte de materiales, especialmente relevante cuando hay que mover estructuras voluminosas, delicadas o que deben llegar a destinos internacionales dentro de plazos muy ajustados. Esta logística anticipada evita errores de última hora.
El montaje
El montaje es probablemente la parte más visible del proceso, pero también la más crítica. Hay poco margen para el error y mucho en juego. Los equipos trabajan bajo presión y con tiempos limitados. La llegada al recinto, los accesos, la coordinación con proveedores y la instalación de cada elemento deben estar previstos de antemano.
Tener en cuenta la modularidad del diseño o la secuencia de montaje es muy importante ya que influye directamente en los tiempos y la eficiencia del proceso.
Aquí, el conocimiento sobre el MONTAJE Y DESMONTAJE DE STANDS: ¿CÓMO OPTIMIZAR EL PROCESO? es clave y permite resolver imprevistos y evitar retrasos. La logística también es mucho de anticipación.
Durante el evento
Una vez inaugurado el evento, la logística no se detiene. Durante el evento, suele ser necesario realizar ajustes, reponer materiales o resolver incidencias técnicas.
Además, es común que se requiera reponer el material promocional y resolver imprevistos técnicos. Esta parte del trabajo suele pasar desapercibida, pero es fundamental para que el cliente viva una experiencia fluida y profesional y para ello, se debe estar siempre preparado.
Desmontaje
Al finalizar el evento, comienza el desmontaje. Aquí, la rapidez es tan importante como la seguridad. Los recintos suelen dar plazos muy cortos para retirar todo el material, y los equipos deben trabajar con eficiencia para desmontar y cargar todo sin dañar los materiales, sobre todo aquellos que se reaprovechan.
En ocasiones, parte del stand se almacena para futuras activaciones, y en otras se recicla o dona, dependiendo de la política del cliente.
Conclusión
La logística de un stand no solo trata de mover estructuras de un punto a otro. Se trata de crear una experiencia que funcione en el momento. Cada fase es clave para que todo fluya con naturalidad y profesionalidad. Cuando eso se consigue, la logística no se nota. Y ese, muchas veces, es el mejor indicador de que todo ha salido bien.
