Cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo

Hablar de presupuestos es todo un reto, porque de primeras puede resultar un tema demasiado técnico y carente de todo tipo de emoción. Por eso, y para que este artículo no parezca el manual de una tostadora, hemos hablado con Aida Fernández, nuestra Operations Manager de la sede de Barcelona con una enorme experiencia en eventos de todo tipo. Con ella, hemos intentado formular algunos tips sobre cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo que vayan más allá de la información básica que se ofrece en cualquier tutorial y aporten una visión un poco más profunda.   

No se nace sabiendo hacer presupuestos. Pero tampoco se nace sabiendo de la organización de eventos para luego hacer presupuestos en base a este conocimiento. ¿Cómo fue tu trayectoria de aprendizaje?

Yo empecé trabajando en galerías de arte encargándome de la preparación de catálogos. Y, además, ayudaba con la gestión de eventos como las inauguraciones, talleres, charlas, etc. Fue entonces cuando empecé a hablar con proveedores y a tener este primer contacto de negociación de precios. Después entré en un estudio de arquitectura de interiores donde aprendí de materiales. Eso me ayudó luego a la hora de hacer despieces, porque ya sabes de qué elementos se compone una estructura y qué material vas a necesitar.

Pero sea como sea tu trayectoria profesional, con el tema de los presupuestos hay que tener mucha paciencia. Y mi recomendación es dibujar. Para mí es la mejor manera de visualizar. Dibujas el espacio y lo vas rellenando. Y así ya sabes de cuántas partes se compone, qué materiales necesitas, etc.

Hay muchos tipos de evento corporativo, desde una convención hasta un road show, desde una activación experiencial hasta un workshop… Para este abanico tan amplio, ¿cuáles serían las partidas más básicas de un presupuesto?

Creo que el básico más importante, y que a menudo no tenemos presente, son los gastos fijos. En cualquier evento de cualquier tipo siempre hay un gasto de transporte y un gasto de personal. Por ejemplo, en caso de un photocall, no solo se trata de producirlo, sino también de transportar, montar y desmontar. Son cosas de las que no nos damos cuenta, pero que tienen que estar allí siempre.

Hablando de concursos, llevamos más de una década ya en un panorama donde el despilfarro no es lo habitual. Por tanto, para ganar un concurso, hacer un presupuesto competitivo es fundamental. ¿Cómo se consigue este equilibrio calidad/precio?

Aquí hay que distinguir entre dos tipos de concurso. El primero, donde solo vas a presupuestar. Aquí todo claro. Y el segundo es donde además hay que diseñar. Y en este caso es fundamental trabajar con tiempos suficientes para tener una conversación con el equipo creativo y jugar con los márgenes para no pasarnos de precio, pero tampoco quedarnos cortos.

Otra cosa a tener en cuenta es la estrategia de la empresa. Hay concursos donde sabes que el presupuesto puede ser más alto y te permites ser más imaginativo, y otros que son más estratégicos y donde haces un esfuerzo muy grande por ajustar al máximo porque el proyecto en sí es muy bueno a nivel estratégico para la marca. Obviamente, como cualquier empresa tenemos que ser económicamente rentables, pero hay que tener muy presentes también los beneficios intangibles que aporta un proyecto así. Y ver hasta dónde merece la pena tratarlo como una inversión a futuro. Es algo que se va un poco de nuestro tema de cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo, pero creo que es importante mencionarlo también.  

Una de las cosas que diferencia una buena propuesta es la creatividad. Pero luego a menudo la decisión se toma en base a los números. ¿Ser realmente creativo cuesta dinero?

El gran reto del diseñador consiste en ser lo más creativo posible con los mínimos recursos posibles. Ahí está la clave del éxito. Además, con la creatividad los límites no existen. Te puedes volver loco creando algo chulo. Por eso, hay que saber dimensionar e intentar hacer algo visualmente atractivo sin que se te vaya de las manos.

Por ejemplo, aquí llevamos muchos años haciendo 4YFN, una feria que tiene un presupuesto ajustado. Y año tras año conseguimos crear espacios impactantes visualmente sin que cuesten una barbaridad. Además, en 4foreverything tenemos diseñadores maravillosos que saben gestionar muy bien este balance.

También ayuda tener una cartera de proveedores de confianza. Eso siempre te va a dar costes más económicos. Y, además, negociar con proveedores nuevos también ayuda, porque suelen estar abiertos a propuestas. Y estar siempre al día de las tendencias, mirando Pinterest, noticias y blogs de cosas que se hacen en nuestro sector.

¿Cómo repercute en el presupuesto el tema de la sostenibilidad? ¿La reutilización de elementos ayuda a ahorrar? ¿Lo percibe el cliente?

Yo lo que quiero destacar por encima de todo es que con el tema de sostenibilidad no prima el valor económico, sino la conciencia social. Se trata de preservar nuestro planeta y no puede haber nada más importante que esto. Pero también he de decir que es un tema muy polifacético.

Obviamente, el hecho de reutilizar un mueble le permite al cliente ahorrar costes, pero el hecho de almacenar este mueble y restaurarlo en caso de necesidad para otra ocasión, también conlleva una inversión que hay que tener en cuenta. Nosotros, a pesar de ser una empresa con un perfil productivo muy alto, intentamos priorizar el alquiler de algunos elementos. Por tanto, sostenibles somos sin duda, y este hecho se traduce en un ahorro para el cliente, pero de efecto, digamos, moderado.

Hablando de cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo u otro evento de cualquier tipo, es importante mencionar las herramientas. ¿Qué software recomendarías?

Yo soy partidaria de utilizar lo que te sea más cómodo. Yo utilizo muchas veces papel y boli. Aunque Excel, por supuesto, está genial para hacer cálculos más complejos y evitar errores. Y luego también Odoo o cualquier otro sistema ERP. Es fundamental tener una herramienta de gestión y consulta que te ahorra mucho tiempo a la hora de presupuestar.  

Y para terminar ya, el tema de los errores. Todos nos equivocamos, es normal. ¿Tienes alguna anécdota de tu experiencia de un error en el presupuesto que trajo consecuencias?

Claro, a ver... Una vez me pasó que, a la hora de hacer el despiece, precisamente, me confundí en una coma. Una coma en los metros cuadrados del material que se necesitaba. Ponte que necesitaba 10,86 metros cuadrados. Pues, presupuesté 108,6. Y el coste se duplicó. Y fue por culpa de la maldita calculadora. Por eso digo que es mucho mejor papel, boli y un Excel con las fórmulas. Lo arreglamos luego, pero mira lo que puede pasar. Con los números hay que tener mucho cuidado.

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