Los proveedores, sin duda, determinan una parte del éxito de cualquier marca y empresa. Y el tema de su elección es de suma importancia, aunque no está exento de un factor de imprevisibilidad que no podemos controlar al 100%. Por eso, queremos resumir en este artículo las claves para seleccionar los mejores proveedores para tu evento corporativo que van a ayudarte a minimizar los riesgos y asegurar el éxito.
Pero antes de entrar en materia, cabe destacar que hay proveedores de varios tipos. Dependiendo del insumo o servicio que faciliten su importancia puede variar. A grandes rasgos, podemos agrupar a todos los proveedores en 5 categorías: productos, servicios, transporte y logística, tecnología y servicios financieros. En nuestro caso, las tres primeras cobran especial relevancia. Aunque las claves que vamos a detallar a continuación pueden aplicarse a proveedores de todo tipo.
Cuantas más alternativas, mejor
Procura mantener siempre la cartera de proveedores lo más amplia y actualizada posible. La variedad de opciones aporta flexibilidad y margen de maniobra, sobre todo en caso de deadlines reducidos. Es verdad que la búsqueda de nuevos proveedores y actualización de la información sobre los existentes requiere tiempo y dedicación, pero un update periódico es fundamental. La innovación tecnológica y el clima actual de emprendimiento favorecen la aparición constante de nuevas opciones, atractivas y a veces muy rompedoras.
Fíate de tu experiencia, pero contrasta opiniones
Un poco de research previo nunca viene mal. Así que incluso si el primer acercamiento es positivo, no está de más buscar información adicional acerca del proveedor y hacer preguntas a los compañeros del sector. Ya no tanto desde el punto de vista de la calidad del producto o servicio en sí, sino para determinar si esta opción es la idónea para tu casuística en concreto. Cada proyecto tiene sus peculiaridades, y los proveedores, por muy buenos y versátiles que sean, tienen sus puntos fuertes y sus puntos débiles. O más bien, la combinación de ellos. “Es bueno pero lento”, “es inflexible con los plazos”, “muy atento al detalle, pero los procesos de gestión son complejos”… Todos hemos escuchado decenas de comentarios como estos, y no tienen por qué entenderse negativos. Solo es cuestión de elegir la opción que mejor se ajuste a cada caso.
Calidad precio, un equilibrio dinámico
La relación entre estos conceptos no es tan lineal como parece y es clave para seleccionar los mejores proveedores. De hecho, es bastante más compleja y puede resultar hasta contradictoria. Las empresas son organismos vivos obligados a mantener un equilibrio dinámico y cambiante entre las demandas del mercado, sus ambiciones de expansión y crecimiento, sus riesgos reputacionales y su competitividad percibida, y por qué no, incluso su tradición.
Por eso, para entender y evaluar bien la relación calidad precio que ofrece un proveedor, más allá de los detalles operacionales como el cumplimiento de los requisitos técnicos y los plazos de entrega, hay que intentar entender en qué punto de la trayectoria se encuentra esta empresa.
Por regla general, las start ups suelen ofrecer precios más asequibles (o al menos estar más abiertas a la negociación) que las empresas establecidas. Y al mismo tiempo están en esta fase del desarrollo y crecimiento en la que se hace un esfuerzo extra con el objetivo de ganar reputación. Las empresas establecidas, en cambio, en situación de demanda alta, tienden a ser más inflexibles en términos económicos, pero su trayectoria y reputación avalan y garantizan un resultado de calidad. Pero al mismo tiempo, incluso las empresas establecidas con las que tienes una relación fluida y de confianza pueden estar abiertas a la negociación.
Plazos de pago y financiación como garantías de viabilidad
Un tema muy específico, pero muy necesario a tener en cuenta en casos de producción o suministro de un volumen medio-alto de algún ítem concreto. La mayoría de los proveedores no cuentan con recursos económicos propios para financiar esta producción o compra, viéndose obligados a recurrir a la financiación. Su capacidad de financiación y las condiciones de esta, junto con los plazos de pago que establece el proveedor y que tú tienes establecidos en tu empresa van a determinar la viabilidad de todo el proceso. Hay que estar muy atento con este tema, porque si no cuadra, poco se puede hacer.
Sostenibilidad, un must a estas alturas
No nos cansamos de repetir que aplicar los criterios sostenibles a nuestra actividad es nuestro deber común: desde el catering hasta la logística, desde la impresión hasta a la contratación del personal. Nos alegra ver que este mensaje está calando poco a poco. Pero también es verdad que mucho queda aún por hacer en lo relativo con la concienciación del mundo empresarial con la necesidad de apostar por opciones sostenibles en su cadena de valor. Sobre todo, desmitificando algunas de las creencias muy arraigadas sobre el coste elevado de la aplicación de las políticas sostenibles. No es gasto, es inversión. Una inversión que, además, ya está dando sus frutos y cambiando poco a poco el panorama de la industria de eventos.
