La búsqueda de ponentes, en caso de los eventos c corporativos, es una tarea bastante frecuente. Pero nunca es una tarea fácil. En esta ocasión, hemos hablado con Alejandro García, nuestro Ejecutivo Senior sobre cómo elegir ponentes para un evento corporativo, para darte algunos tips y consejos prácticos. 

Hola, Alejandro. Para empezar, una pregunta tradicional. ¿Cómo has llegado al sector de los eventos?

Pues mi caso es curioso, porque en realidad yo empecé a estudiar la ingeniería informática. Incluso estuve trabajando de programador una temporada. Pero mientras estudiaba, ya empecé a colaborar en la producción de eventos de manera puntual. Después de acabar la carrera, me metí en otra, la de ciencias empresariales. Y desde 2011 trabajo en agencias de producción de eventos.

Para el tema de los ponentes hemos querido hablar contigo precisamente, porque buscarlos es tu pan de cada día. Y sabes mejor que nadie que la mayoría de las veces el cliente no sabe lo que quiere. Entonces, ¿por dónde empiezas?

Para empezar, hay que tener en cuenta varias cosas: formato, objetivos y tipo de público. Primero, el formato. ¿Es una reunión profesional, un congreso, una convención…? ¿O es algo más lúdico, un evento interno, una celebración…?

Luego, hay que conseguir como sea que el cliente te explique sus objetivos. O sea, qué contenido quiere ofrecer al público y qué efecto quiere conseguir. Porque tanto la figura del ponente como el contenido son herramientas de brand building y hay que tratarlo con cuidado. Por ejemplo, si quiere que el ponente hable sobre la temática principal del evento, pero desde una perspectiva diferente. O, todo lo contrario. Aunque se trate de un evento, digamos, farmacéutico, quiere a un deportista profesional que hable de un caso de superación. Y que no tenga nada que ver con la temática principal.

Y, por último, es muy importante saber qué tipo de público te vas a encontrar. Nacional o extranjero, joven o mayor, interno o externo, más masculino o femenino (que a veces también puede ser importante). Tener claros estos puntos ayuda muchísimo para arrancar la búsqueda.

Y a la hora de buscar, los primeros a los que encuentras, obviamente, son los que trabajan su marca personal. ¿Hasta qué punto la autopromoción es algo fiable?

Es un buen filtro de entrada. Les puedes conocer a través de sus webs y sus perfiles en las redes. Su tono, los contenidos que ofrecen, si son dinámicos o no. Pero realmente todo se detecta en el trato personal. Con la primera llamada te va a quedar claro si es una persona en la que te vas a poder apoyar y que no te va a poner mala cara, si le pides un esfuerzo extra. O, por el contrario, te va a poner pegas. Eso se detecta enseguida. Pero ojo, las redes hoy en día son imprescindibles. Youtube, LinkedIn, Instagram pueden ser herramientas de gran ayuda. Además, a menudo el propio cliente pide que el ponente las tenga activas y las utilice para difundir información acerca del evento.

Pero hay que tener cuidado. Por ejemplo, ¿hay que leer comentarios? Sí. ¿Te puedes fiar al 100%? No. Sabes bien, porque nos ha pasado, lo mucho que pueden distar las reacciones halagüeñas de los seguidores en las redes de las sensaciones que tienes tú trabajando con esta persona.     

Las redes están muy bien, pero no todo el mundo está allí. ¿Qué otras formas hay de buscar? Boca-oreja, experiencia previa, agencias especializadas…

Tu experiencia previa ayuda mucho a elegir ponentes para un evento corporativo. Puedes tener un determinado número de opciones y tener tu juicio hecho. Pero es que hay miles de personas que se ofrecen como ponentes. Por eso, es inevitable tirar de agencias de contratación. La ventaja es que te pueden conseguir perfiles con cualidades muy específicas. Por ejemplo, una fundadora de start-up que hable de la IA, pero que además lo haga en francés… El problema es que, al fin y al cabo, su objetivo es vender. Y no puedes fiarte ciegamente de sus recomendaciones.

Otra fuente, y para mí mucho más fiable, son tus compañeros del sector. Con ellos tienes confianza. Si te recomiendan a alguien es porque es bueno. Pero evidentemente, el abanico en este caso es más limitado.

Y fíjate, yo te diría que si puedes asistir a una ponencia del candidato, que lo hagas. Porque ya vas a basarte en tus propias sensaciones.

Ahora, el tema del dinero, siempre muy delicado. Con el caché, ¿cabe negociación?

Sí, como en todo. Lo que pasa es que los perfiles específicos tienen sus cachés muy marcados. Y yo el consejo que daría es valorar si te compensa apretar para bajar esos 300-500 euros, sabiendo que siempre van a surgir imprevistos. El día del ensayo el CEO no aparece y el ponente tiene que cambiar su agenda. Tienes que pedirle que adapte el contenido de su presentación a tus necesidades. Hay cambios del guion de última hora… Para todo esto necesitas tener al ponente de tu lado. Por eso, yo personalmente prefiero no tocar los cachés muy marcados para contar con esta flexibilidad por parte de la persona.

¿Casos cuando sí es más fácil negociar? Cuando tienes a varios candidatos, o en caso de una gira. Allí se puede pedir una reducción por bolo.

Y para concluir, ¿tienes alguna anécdota graciosa o desastrosa relacionada con algún ponente o persona invitada?

Un montón. Bueno, lo típico es que el presentador se tire el café en el descanso, pero esto no es nada. O, por ejemplo, me pasó una vez con un actor que teníamos de ponente, que rechazó al chófer que le poníamos, diciendo que iba a coger una bici de estas urbanas. Y llegó tarde porque no era capaz de devolverla, y le seguía sumando minutos y, por tanto, dinero…

Pero una muy graciosa que tengo es, imagínate, un evento de un club de fútbol importante. Mil personas en el césped. Primero iba el discurso institucional y luego salía un cantante que había versionado el himno el club. El cantante no se sabía la letra, por tanto, había que pegarla en el atril.

El representante del club, que iba a leer el discurso institucional, nos dice que va a subir con unos papeles y que, al terminar el discurso, no los va a recoger. O sea, que suba una azafata y se los lleve. Pero al terminar el discurso sí que coge y se los lleva. Y la azafata que sube después, siguiendo nuestras instrucciones, arranca la letra pegada al atril a trozos. Nosotros abajo infartando y diciéndole que suba y vuelva a colocar los trozos de papel…. Nunca supimos qué magia hizo la chica, cómo compuso los pedacitos, si allí se leía algo o no, pero el cantante cantó bien la himno.

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