Consejos para organizar una graduación

Hoy vamos a hablar de otro tipo muy particular de eventos corporativos, las graduaciones. Y para ello, tenemos con nosotros a Marga Martín, nuestra Operations Manager con más experiencia. Va a compartir con nosotros algunos consejos para organizar una graduación con éxito. 

Hola, Marga. Cuéntanos un poco tu trayectoria profesional. ¿Cómo has llegado a dedicarte a la producción?

Yo estudié publicidad y marketing. Primero trabajé dos o tres años en una agencia que me sirvió para darme cuenta de que la publicidad no me gustaba. Pero en el mismo grupo había una organizadora de congresos, una OPC. Y a raíz de eso empecé a trabajar en los congresos médicos y farmacéuticos, de 15-20 mil asistentes, gestionando inscripciones, registros, alojamientos y viajes. Fue allí donde empecé a tocar también el montaje de stands y audiovisuales. Y después me pasé al mundo de la producción. Es decir, en mis 30 años de carrera he conocido los diferentes ámbitos de la organización de un evento. Y esto me ha beneficiado mucho.      

Nuestro tema de hoy son las graduaciones. ¿En qué se diferencian del resto de los eventos corporativos?

Las graduaciones son mucho más rígidas que cualquier otro acto, más solemnes y ceremoniales. Incluso anticuadas, porque se rigen por unos protocolos inamovibles. Por eso desde fuera parecen serias y aburridas.

Además, en caso de las graduaciones tienes que pensar en temas muy específicos. Por ejemplo, la colocación del claustro. Sus miembros deben ir colocados de una determinada manera, ordenados por la antigüedad de las universidades. El dress code también es muy rígido. No pueden entrar por la misma puerta el rector y el vicerrector, etc. Son muchos los detalles de este tipo.

Lo que estás comentando da pie a pensar que en las graduaciones pueden surgir imprevistos, ¿no? Protocolo estricto, gran afluencia de asistentes… 

Principalmente, el tema del claustro. Organizar a doctores y licenciados de diferentes universidades no es fácil. Primero, tienes que conseguir que te confirmen la asistencia. A partir de allí se elabora el seating plan, es decir, la colocación de estas personas. Pero si por cualquier motivo alguien falla, sea por una enfermedad, sea porque se ha perdido el tren, lo tienes que reordenar todo en tiempo récord. Además, cada uno debe llevar su traje alquilado de la talla y del color correcto. Porque las distintas licenciaturas se diferencian por colores.

Pero hay una cosa más con la que hay que tener mucho cuidado. Las graduaciones reúnen a personas de distintas culturas y situaciones políticas. Por eso, hay que mirar con lupa que no haya nada que ofenda los sentimientos políticos o religiosos de los asistentes. La simbología, la música, el catering, porque sabemos que en determinadas culturas y religiones la alimentación se rige por unas normas muy concretas.    

Y a nivel de presupuesto, ¿a qué recomendarías prestar más atención?

Aquí no hay mucha diferencia con eventos de otro tipo. Además, ya te digo, las graduaciones son muy rígidas para bien y para mal. Suele estar todo medido, calculado y testado. O sea, los presupuestos muchas veces vienen repetidos de otros años. 

Pero quizás, entre los consejos para organizar una graduación, el más importante es hacer bien el presupuesto. Con mucho cariño y atención al detalle. De forma que luego puedas ajustarte a lo planificado al cien por cien y no sobrepasar los costes. Allí es donde está el secreto del éxito.

Desde el punto de vista de los audiovisuales, ¿qué recomendarías tener en cuenta?

Además de la cobertura general del evento, como buena iluminación, buen sonido etc., es fundamental realizar revisiones de guion y de escaleta continuas con el equipo técnico. Insisto, son eventos muy rígidos donde no cabe la posibilidad de improvisación. Todo tiene que estar muy medido y ensayado: el orden de intervenciones, aperturas y cierres de micrófonos, etc.

Y el tema del streaming. Las graduaciones tienen muchos asistentes presenciales, pero muchos más en remoto. Son familias de alumnos que por razones económicas, situaciones políticas o temas de visados no pueden viajar y se conectan en remoto. Por eso una buena conectividad y cobertura de streaming son fundamentales.

El tema de la sostenibilidad, ¿lo demandan las universidades o es algo que no se mira tanto?

Sí que es verdad que todas las universidades quieren hacer hincapié en la sostenibilidad y nos piden utilizar materiales sostenibles. Y, además, quieren comunicarlo tanto en el evento como después. Pero creo que aún no estamos lo suficientemente concienciados. Porque, aunque por nuestra parte todos los materiales son sostenibles, y esto es algo que ya está ganado y se da por hecho, sin embargo, las sugerencias que van allá no suelen salir adelante por causa del incremento económico que implica.

Y para finalizar ya, ¿alguna anécdota graciosa relacionada con graduaciones?

En mis 30 años de carrera tengo para escribir un libro. Recuerdo una de la época cuando estaban empezando aún las redes sociales. Básicamente, la universidad se empeñó en instalar unas cabinas donde los alumnos, mientras estaban en el cóctel, se hacían fotos. Y estas fotos se subían directamente a las redes sin ningún filtro, a pesar de que les avisamos de los peligros y recomendamos que alguien revisara el contenido.

Y claro, con la formación de pago ocurre que tanto puedes quedarte muy satisfecho, como no. Y el momento de la graduación es justo esa oportunidad de expresar todo tu descontento. Así que imagínate las fotos que se subieron. Y además, nos dimos cuenta nosotros, y les avisamos corriendo porque la gestión no estaba en nuestras manos. Pero claro, ya pasó tiempo suficiente para que la gente lo viera.

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