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Problemas a evitar al organizar un evento híbrido


El 2020 presentó desafíos únicos para los coordinadores y planificadores de eventos. Afortunadamente, estos desafíos se han ido superando en medio de la pandemia y los organizadores han logrado adaptarse a los cambios desarrollando y utilizando soluciones innovadoras que permitieran la comunicación con la audiencia.

Trasladar los eventos presenciales al ámbito virtual, donde la comunicación se desarrolla 100% en un entorno online, ha sido todo un reto, pero también ha abierto un mundo de ventajas como: el bajo coste de realización, el mayor alcance o el análisis y la recopilación de datos. A estas añadimos, además, la oportunidad de realizar transmisiones en vivo o contenido pregrabado, o incluso, la combinación de éstos, lo que permite llegar más puntualmente a la audiencia objetivo y comunicarles de una manera más creativa y eficaz, la información necesaria.

Sin embargo, las empresas se han dado cuenta que lo virtual, aunque da solución a varios problemas suscitados debido a la emergencia sanitaria mundial, no es del todo perfecta, ya que algunas necesidades de tipo relacional no suelen solventarse.

Algunos estudios e investigaciones demuestran que, para muchas empresas, el sistema virtual no logra objetivos precisos en grupos grandes, debido a la carencia de interrelación que suele darse en algunos eventos, cosa que sí se lograría dar en forma personal en un evento presencial. Por otro lado, la transmisión de experiencias es muy complicada en el plano totalmente virtual, obteniendo mejores resultados en un evento con la presencia del público objetivo.

Por estas razones, los eventos híbridos han tomado mucha relevancia ya que se acoplan las ventajas del sistema virtual con las ya conocidas del sistema presencial, de tal manera que se crea un entorno más completo dando solución a problemas de interrelación, experimentación y networking.

Problemas a evitar al organizar un evento híbrido

Ventajas de los eventos híbridos

– Abre oportunidad para quienes deseen asistir personalmente o quienes prefieran la conveniencia de los eventos en línea.

– Promueve la interacción con los productos o servicios personalmente y disfrutar del ambiente.

– Permite a las empresas desarrollar más canales de transmisión y aprovechar los beneficios de los eventos virtuales y presenciales.

En un entorno nuevo como el de los eventos híbridos, es importante conocer los posibles errores a la hora de organizar un evento de este tipo y tratar de minimizarlos.

Si tenemos en cuenta la naturaleza mixta de este tipo de eventos, nos damos cuenta de que, en ellos, conviven los problemas que se pueden dar en los eventos presenciales y en los virtuales, con lo que tenemos el doble de problemas con los que lidiar.

Problemas a evitar en la organización de eventos híbridos

En este post os listamos algunos de los problemas a evitar en la organización de eventos híbridos para anticiparnos a ellos y sacar adelante un evento totalmente exitoso:

1. Falta de planificación previa: la planificación en un evento lo es todo; no podemos arrancar nada sin antes sentarnos detenidamente con el equipo y determinar los detalles y acciones a seguir. Para ello, necesitamos empezar definiendo tanto al equipo encargado del evento presencial como el encargado del evento virtual. No podemos generalizar ya que estamos tratando con dos públicos diferentes, el virtual y el presencial, y necesitamos, a partir de la idea inicial, establecer las ideas claras para cada audiencia.

2. La no interacción entre lo virtual y presencial: Para lograr los objetivos deseados, necesitamos no solo enfocarnos en el público presente sino en los que se conectan con nosotros desde sus dispositivos electrónicos.

No podemos realizar las mismas dinámicas para las dos audiencias; tenemos que tomar en cuenta que cada una de ellas tiene sus pros y contras, tomarlas en cuenta a la hora de realizar la agenda del evento nos ayudará a transmitir de manera correcta las ideas que tenemos.

La importancia del orador principal, además de los ponentes o conferencistas, es vital para lograr este cometido. Se necesita de la experiencia del orador para dirigir e interactuar con las dos audiencias, además de promover la participación de los asistentes. Si se logra esa interacción con toda la audiencia, se tendrá un evento exitoso y seguramente los asistentes repetirán asistencia para el próximo año.

3. Falta de contenido para ambas audiencias: el contenido es de lo más importante, ya que es lo que transmitiremos para cumplir los objetivos que nos trazamos. Si bien, el contenido principal será común, no podemos preparar el mismo contenido para las dos audiencias debido a que los entornos son diferentes y necesitan de planificación para transmitir este de la mejor forma a las dos vías. El uso de videos, contenido pre-grabado, música, etc., nos permitirá dirigir el contenido de mejor manera al público virtual, que la sola exposición del conferencista. Para el público presencial, se podrán utilizar dinámicas o colaboración con el público, entre muchas otras herramientas.

4. No medir el tiempo del evento: cada evento necesita un tiempo estimado para su realización, algo que tenemos que tomar muy en cuenta cuando se trata de un evento híbrido. En lo presencial podemos tener la atención de la audiencia, pero en lo virtual, necesitamos captar la atención, mantener la expectativa y sorprender a los asistentes de tal forma que el evento no decaiga en interés. Los eventos híbridos necesitan ser manejados en un timer casi perfecto de tal forma que tanto la audiencia presencial como virtual quede satisfecha y los engorrosos problemas físicos, como las desconexiones o errores de software o hardware que se puedan producir no afecten de ninguna manera.

5. No prever el equipo correcto de transmisión. un evento híbrido necesita del mejor equipo para su realización incluyendo los equipos de tecnología. Para ello es necesario contar con un equipo profesional con el que podamos tener la confiabilidad y seguridad que el evento en ningún momento quedará offline y que su desarrollo no tendrá interferencia alguna. 

6. Falta de medición de resultados: las dos modalidades, tanto presencial como virtual, poseen herramientas fáciles y efectivas para la medición de resultados. En los eventos híbridos necesitamos tomar en cuenta estas herramientas y sacarles el provecho para su uso posterior. En lo presencial, el uso de encuestas, cámaras detectoras de las reacciones del público, así como aplicaciones que nos permitan conocer la opinión de los asistentes, entre otras. En cuanto a lo virtual, el uso de formularios web, encuestas online, uso de las herramientas que ofrecen las plataformas para medir el tiempo de conexión y participación, hora de acceso, etc. Todo esto facilitará a la toma de decisiones y dará una retroalimentación a los organizadores para propuestas futuras.

7. Olvidar la experiencia post-evento: es uno de los problemas más comunes y la interacción con el público tanto antes, durante y después del evento es sumamente importante. Prácticas como el envío de correo electrónicos con mensajes de agradecimiento o diplomas de participación; envío de colaboraciones como libros o pdfs de apoyo con temas relacionados; disponer de un sitio web con acceso VIP a los participantes del evento poniendo a su disposición contenido on demand, videos, entrevistas, reacciones y detrás de cámaras.

8. No garantizar la seguridad de los asistentes presenciales: la seguridad para los asistentes presenciales tiene que ser la más rigurosa y confiable. Tomar en cuenta las disposiciones sanitarias de cada lugar y promover el distanciamiento entre los asistentes, así como el uso correcto de los accesorios de protección como las mascarillas, gel y toma de temperatura, son algunas de las medidas que se hacen necesarias en este tipo de eventos. La seguridad es algo que necesita tomarse muy en serio entre los organizadores.

Si se logran evitar los problemas descritos anteriormente podemos asegurar que tendremos el 90% de probabilidades de que nuestro evento híbrido sea un éxito.

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