Tips para un roadshow exitoso

Hoy vamos a hablar de los roadshows, un tipo de evento peculiar no tanto por los retos creativos que presenta, sino por sus dificultades logísticas y de gestión de equipos. Y para ello, tenemos con nosotros a Antonio, nuestro Client Service Manager del departamento de eventos corporativos y un auténtico experto en el tema. A ver si podemos sacarle unos tips para organizar un roadshow exitoso.  

Hola, Antonio. Para empezar, cuéntanos un poco tu trayectoria profesional.

Llevo 22 años trabajando en agencias de eventos, comunicación y marketing experiencial. Empecé desde abajo implementando los eventos como montador, y luego como promotor de los montadores. Mi función era estar en la calle montando el evento y controlando que todo se gestionara adecuadamente.

Y como me gustaba lo que hacía, empecé a formarme y a crecer dentro de la agencia. De coordinador junior a senior, a ejecutivo de cuentas, a director de cuentas. Y así hasta mi puesto actual. Hoy en día estoy dirigiendo una parte del segmento corporativo aquí en 4foreverything.

Un roadshow es un tipo de evento bastante peculiar. Para los que no estén familiarizados con el tema, ¿qué es un roadshow?

En sus orígenes, se llamaban así aquellos circuitos que se hacían con unidades móviles – camiones ingleses, autobuses y furgonetas oficina – que recorrían varios puntos de la geografía española haciendo activaciones o promocionando un producto. Hoy en día, es cualquier evento que se replica más o menos en las mismas circunstancias en distintos puntos, bien sea en unidades móviles, o en hoteles, o en venues, en campos de fútbol, etc.   

Pero claro, no es lo mismo promocionar de esta manera los servicios de un banco, que una marca de coches, que un refresco…

Claro. Dependiendo de lo que estés promocionando tienes que pensar siempre en dos cosas. Primero, que en la ubicación elegida puedas encontrar este nicho de consumidor que te interesa. Y segundo, que la ubicación esté enfocada al producto en cuestión, esté relacionada de alguna forma con él, o tenga sentido en el contexto de lo que quieres contar. Si es deporte, una instalación deportiva. Si es banca, quizás algo un poco más impactante.

Como se trata de una campaña itinerante, el tema de la logística y contratación del personal es muy importante, ¿no?

Sí. En mi opinión, una extensión de la agencia tiene que estar siempre presente en el evento. Porque son los que se han encargado de la comunicación con el cliente. Han estado presentes en el proyecto desde su comienzo. Conocen cómo se ideó, cómo se gestionó, y cómo es actualmente. Y por tanto, tienen que controlar que se replique en cada punto exactamente lo que se acordó.     

Y el resto del equipo se divide en dos partes. El equipo fijo, el que gestiona espacios, el que recibe formación por parte del cliente sobre el producto o servicio y el que tiene todo el conocimiento para transmitírselo a los consumidores finales. Y luego, para las tareas más mecánicas como, por ejemplo, la captación del público, se puede contratar personal local. Así evitas costes de desplazamiento, alojamiento y dietas.

Yo soy partidario de que la mayor parte del equipo sea fija. ¿Por qué? Para que vayan perfeccionando su expertise con cada nuevo evento. Además, a los fijos les puedes un plan por objetivos. Y a un empleado local que trabaja un día, ¿qué objetivos le vas a poner?

Muy bien. Y ahora que hemos mencionado costes. En caso de los roadshows se trata de múltiples venues, desplazamientos, desgaste del material, etc. Es decir, los costes se pueden disparar de forma impredecible. En este sentido, ¿qué tips para un roadshow exitoso darías?

Si hacemos el roadshow en vía pública, lo principal es pedir siempre los costes con mucha antelación. Las administraciones son muy lentas. Pero precisamente, al tratarse de tanta antelación, el ayuntamiento que te concede el permiso puede desconocer que su departamento de obra pública tiene programada una intervención en la plaza donde ibas a hacer tu evento. Y que al llegar te la encuentres levantada de arriba abajo. Y tú ya has pagado la tasa. En estos casos, no puedes contar con que te lo resuelva el ayuntamiento. Tendrás que ir a un sitio privado y pagarlo. Esto desafortunadamente puede pasar. Pero para rentabilizar los roadshows, yo recomendaría ir a centros comerciales y negociar con una gestora que te venda ubicaciones por todo el territorio nacional. Lo mismo con los hoteles.

Pero quizás entre los tips más importantes para un roadshow exitoso que puedo dar es no ahorrar es en el personal fijo. Son el alma de la acción. Es decir, contratar más personal local que va rotando en detrimento del fijo, puede minar el éxito del proyecto.

Y una cosa más. Siempre que estemos presupuestando la producción de algo, hay que tener en cuenta que esto se monta y se desmonta tantas veces cuantas paradas tenga el roadshow. Por eso, siempre tiene que haber una previsión de aproximadamente un 20% del coste, para poder hacer una parada para un restyling, retoque o lo que haga falta.             

Sostenibilidad ya es un must en la organización de eventos. ¿Cuáles son los principales retos para cumplir con los criterios sostenibles?

Básicamente todo se reduce al uso de materiales sostenibles. Cuando se trata del movimiento de materiales y equipos de montaje y de gestión, la logística se vuelve en tu contra. Sí que intentas hacer el mínimo de desplazamientos y de pernoctaciones, pero donde realmente puedes hacer algo por la sostenibilidad es en la producción utilizando materiales sostenibles y reciclables. Y obviamente cosas como el catering, que sea con productos de cercanía, y que la iluminación sea led, etc. 

Y por último, alguna anécdota, algo gracioso que recuerdas con especial cariño.

Sí, tengo una que me gusta. Cuando Movistar TV empezó a patrocinar el fútbol, hacíamos intervenciones efímeras con balones de playa en un montón de playas por todo el país. Durante la noche y de madrugada sembrábamos la playa de balones… Todo, todo. Papeleras, bancos, pasarelas, barandillas… Pero nunca conseguimos una foto bonita, porque según los íbamos poniendo, enseguida aparecían los jubilados, los runners y los que volvían de marcha robándonos el material. Y jamás conseguimos hacer una foto con la paya llena de balones.   

¿Te ayudamos con tu próximo roadshow?