La globalización ha impactado considerablemente en las formas convencionales de generar encuentros, conocimientos y experiencias. El intercambio cultural y comercial es constante entre países de las más diversas regiones. Ello ha llevado a que sean cada vez más frecuentes los eventos internacionales que sirven para generar alianzas entre personas y empresas de distintas naciones.
Este contexto ha modificado la organización de eventos. En la actualidad, las ferias, festivales, congresos, convenciones y conciertos traspasan fronteras invitando a usuarios de todas partes del mundo. Teniendo esto en cuenta, hay diversos aspectos que se deben considerar para la organización de eventos internacionales. A continuación, te contamos cuáles son las claves para ello.
Cada país tiene sus propias normativas en lo que respecta a la organización de eventos. En caso de desarrollar eventos en países que no son en el que tiene sede la empresa, es importante investigar estas normativas y conocerlas para poder gestionar el evento de acuerdo con ello.
Esto ha ganado especial importancia en particular desde el comienzo de la emergencia sanitaria por el Covid-19. Los países se encuentran en situaciones diferentes respecto de la pandemia, lo que hace que existan diversos condicionamientos y requisitos para los eventos. Es muy importante conocer las regulaciones actualizadas de cada país en términos de eventos de acuerdo con la situación sanitaria para poder organizar el evento con garantías de seguridad Esto puede incluir desde exigencias respecto a la vacunación hasta límite de capacidad de los eventos o requisitos de ingreso, entre otras cosas.
La identidad cultural de un país hace que determinados eventos y prácticas puedan ser recibidas de una manera diferente. No todo lo que funciona en un territorio funcionará en otro. Por eso, para que el evento guarde relación con las personas para las cuales está previsto, es muy importante estar familiarizado con los aspectos culturales del país en el que se quiere realizar, saldando las diferencias culturales entre los países. Además, eso permitirá prevenir problemas vinculados a prácticas tomadas a mal en un territorio.
La logística es uno de los eslabones más importantes en toda organización de actividades. Sin embargo, para que esta funcione adecuadamente, es muy importante evaluar y controlar bien el presupuesto al respecto. Ello requiere de una exhaustiva planificación y revisión de las necesidades de cada caso para optimizar recursos aprovechando sinergias.
Además, vinculado también a la logística, es importante la gestión del correcto etiquetando todos los materiales que se envían. Esto va a permitir llevar un control exigente de lo que sale y de qué materiales se tiene a disposición, además de facilitar en los montajes la agilidad al tener todos los materiales controlados.
La organización de eventos internacionales requiere de la adquisición de determinados seguros que permitan una respuesta eficaz y segura ante posibles problemas que puedan aparecer durante el desarrollo de este. Se recomienda especialmente contar con seguro de materiales y también de responsabilidad civil. Además, Es importante cuidar que se trate de seguros que tengan alcance internacional, a fin de evitar problemas legales.
Cuando se está organizando un evento, es común que se quieran acelerar los tiempos para resolver distintas cuestiones a una mayor velocidad. No obstante, un evento internacional trae consigo múltiples desafíos que hacen que sea importante gestionar cada parte de la organización con el máximo cuidado. Por eso, es importante evitar apurar en los tiempos y las fechas de entrega, para poder encontrar resultados más cuidados y dar tiempo a la resolución de incidencias.
La publicidad es importante para el éxito de todo evento, pero en particular de los eventos internacionales. Esta juega un papel clave para la promoción de un evento, logrando que el mismo sea conocido por un público mucho más amplio. Gestionar adecuadamente la publicidad, teniendo en cuenta las prácticas y costumbres del país en el que el evento será desarrollado, es muy importante.
Otro de los factores clave que se debe tener en cuenta en toda organización de eventos, particularmente eventos internacionales, es la seguridad. Por eso, La seguridad debe ser organizada y planificada con tiempo y con conocimiento de las normativas y legislaciones de cada país en particular.
A la hora de organizar la seguridad, se deben considerar los riesgos a los que las personas pueden estar expuestas en ese evento en particular, riesgos vinculados a los equipos, o riesgos sobre el ingreso de personas no autorizadas que puedan desencadenar altercados, entre otras cosas.
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