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La importancia de la logística en los eventos


La importancia de la logística en los eventos

La logística es un elemento fundamental para el éxito de un evento. Se encarga de brindar apoyo a lo largo de la preparación de este y también durante su ejecución. Interviene en distintas etapas del desarrollo y planificación del evento para que todo funcione como un engranaje. En este artículo hablaremos de la importancia que tiene la logística en los eventos.

¿Qué se debe tener en cuenta en la logística de eventos?

Cuando hacemos referencia a la logística en la organización de eventos, nos referimos a una especialidad que engloba desde el almacenamiento hasta la preparación de materiales y el transporte de una forma eficiente, tanto de personas como de mercancías. Todo ello, de cara a alcanzar el éxito del evento. En este sentido, hay ciertas cosas que se deben tener en cuenta. Analizamos algunas de ellas.

El almacenamiento

Uno de los principales ámbitos de aplicación de la logística tiene que ver con los espacios de almacenamiento. En un sector como el de los eventos, en el que se manejan grandes cantidades de materiales es necesario contar con un almacén organizado donde se pueda tener un control exhaustivo del stock.

Es muy importante saber la trazabilidad de todos los materiales, lo que incluye, no solo su disponibilidad, sino también un control de calidad de su estado con el fin de conocer si es necesario tomar acciones determinadas como sustituciones o reparaciones.

almacenamiento de material en un evento - logística en un evento

El transporte de mercancías

El transporte de mercancías es una de las principales tareas que se incluyen dentro de la logística. Para que el transporte se lleve a cabo de la manera adecuada, es indispensable hacer una buena y detallada planificación en la que se consideren tanto los tiempos de producción propios como los tiempos de los proveedores, ya que esto va a evitar problemas de entrega a destiempo.

Una buena logística en eventos debe orientarse a optimizar los transportes, valorando aquellas opciones con mayor flexibilidad y que nos permitan una mayor capacidad de adaptación a los continuos cambios e imprevistos a los que nos enfrentamos en los eventos.  Además, debe apostar por transportes que puedan ser ecológicos, como pueden ser los vehículos híbridos y eléctricos.

Otro tema importante dentro de la logística es la correcta preparación de los materiales para evitar que estos puedan llegar a dañarse durante su transporte. Igual de necesario es el correcto marcaje de estos para evitar confusiones a la hora de su entrega y facilitar así la agilidad en los montajes.

Otro de los aspectos que debe tener en cuenta respecto al transporte es la necesidad de asegurar la facilidad en la descarga de los materiales, previendo posibles dificultades como accesos y horarios limitados.

Para su correcto funcionamiento, la logística en transporte necesita de un cronograma detallado. Este va a permitir conocer en detalle qué es lo que se debe hacer en todo momento, así como tener un cálculo claro de los tiempos para cada tarea y una visión clara de deadlines y tareas a cumplir.  

El transporte de personas

Esta implica igualmente una planificación con tiempo para poder garantizar la disponibilidad de alojamiento y el transporte de los equipos. A la hora de elegir alojamiento para el staff debemos fijarnos en criterios como la cercanía o la buena conexión con el espacio del evento, para así evitar transportes adicionales innecesarios y una mayor comodidad de los trabajadores implicados en el evento. Además, con un gesto como la reducción de los transportes al espacio del evento, contribuimos también a una reducción de nuestra huella de carbono.

En cuanto a los transportes para el equiepo apostaremos siempre por los transportes menos contaminantes como los públicos (tren, por ejemplo) y en el caso de tener que utilizar vehículos se optará por alternativas ecológicas (eléctrico o híbrido).

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, para que una logística en eventos sea adecuada, es necesaria la planificación, el seguimiento, la evaluación y el control del cumplimiento de los objetivos de cada evento en particular. Esto es lo que va a permitir identificar los pasos a seguir, como así también prestar atención y corregir las posibles desviaciones que puedan darse de cara al futuro.

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