Cómo hacer una presentación para un evento
Todos los que trabajamos en el sector de marketing, publicidad y eventos hemos tenido que hacer una presentación en algún momento. Pero una cosa es volcar rápido el contenido en un Power Point para presentar algo internamente. Y otra muy distinta es elaborar una presentación realmente atractiva, eficaz y potente para hacer llegar el mensaje que quieres transmitir a un público muy concreto y que ayude a potenciar tu marca. Por eso, hoy vamos a ver algunos tips sobre cómo hacer una presentación para un evento corporativo.
Qué merchandising elegir para tu evento
Pensando siempre a lo grande, imaginándonos la big picture y fijando objetivos a largo plazo, es muy fácil descuidar los pequeños detalles que pueden ser igual o, incluso, más importantes en la tarea de potenciar tu marca de empresa. Por eso, vamos a centrarnos en un tema que a menudo se pasa por alto, pero que en realidad puede tener un gran impacto en la percepción que tienen los consumidores de tu marca. Hoy intentaremos contestar a la pregunta: ¿qué merchandising te conviene elegir para tu evento corporativo?
Consejos para organizar una graduación
Hoy vamos a hablar de otro tipo muy particular de eventos corporativos, las graduaciones. Y para ello, tenemos con nosotros a Marga Martín, nuestra Operations Manager con más experiencia. Va a compartir con nosotros algunos consejos para organizar una graduación con éxito.
Claves para seleccionar los mejores proveedores
En este artículo queremos resumir las claves para seleccionar los mejores proveedores para tu evento corporativo que van a ayudarte a minimizar los riesgos y asegurar el éxito.
Tips para un roadshow exitoso
Hoy vamos a hablar de los roadshows, un tipo de evento peculiar no tanto por los retos creativos que presenta, sino por sus dificultades logísticas y de gestión de equipos. Y para ello, tenemos con nosotros a Antonio, nuestro Client Service Manager del departamento de eventos corporativos y un auténtico experto en el tema. A ver si podemos sacarle unos tips para organizar un roadshow exitoso. Hola, Antonio. Para empezar, cuéntanos un poco tu trayectoria profesional. Llevo 22 años trabajando en agencias de eventos, comunicación y marketing experiencial. Empecé desde abajo implementando los eventos como montador, y luego como promotor de los montadores. Mi función era estar en la calle montando el evento y controlando que todo se gestionara adecuadamente. Y como me gustaba lo que hacía, empecé a formarme y a crecer dentro de la agencia. De coordinador junior a senior, a ejecutivo de cuentas, a director de cuentas. Y así hasta mi puesto actual. Hoy en día estoy dirigiendo una parte del segmento corporativo aquí en 4foreverything. Un roadshow es un tipo de evento bastante peculiar. Para los que no estén familiarizados con el tema, ¿qué es un roadshow? En sus orígenes, se llamaban así aquellos circuitos que se hacían con unidades móviles – camiones ingleses, autobuses y furgonetas oficina – que recorrían varios puntos de la geografía española haciendo activaciones o promocionando un producto. Hoy en día, es cualquier evento que se replica más o menos en las mismas circunstancias en distintos puntos, bien sea en unidades móviles, o en hoteles, o en venues, en campos de fútbol, etc. Pero claro, no es lo mismo promocionar de esta manera los servicios de un banco, que una marca de coches, que un refresco… Claro. Dependiendo de lo que estés promocionando tienes que pensar siempre en dos cosas. Primero, que en la ubicación elegida puedas encontrar este nicho de consumidor que te interesa. Y segundo, que la ubicación esté enfocada al producto en cuestión, esté relacionada de alguna forma con él, o tenga sentido en el contexto de lo que quieres contar. Si es deporte, una instalación deportiva. Si es banca, quizás algo un poco más impactante. Como se trata de una campaña itinerante, el tema de la logística y contratación del personal es muy importante, ¿no? Sí. En mi opinión, una extensión de la agencia tiene que estar siempre presente en el evento. Porque son los que se han encargado de la comunicación con el cliente. Han estado presentes en el proyecto desde su comienzo. Conocen cómo se ideó, cómo se gestionó, y cómo es actualmente. Y por tanto, tienen que controlar que se replique en cada punto exactamente lo que se acordó. Y el resto del equipo se divide en dos partes. El equipo fijo, el que gestiona espacios, el que recibe formación por parte del cliente sobre el producto o servicio y el que tiene todo el conocimiento para transmitírselo a los consumidores finales. Y luego, para las tareas más mecánicas como, por ejemplo, la captación del público, se puede contratar personal local. Así evitas costes de desplazamiento, alojamiento y dietas. Yo soy partidario de que la mayor parte del equipo sea fija. ¿Por qué? Para que vayan perfeccionando su expertise con cada nuevo evento. Además, a los fijos les puedes un plan por objetivos. Y a un empleado local que trabaja un día, ¿qué objetivos le vas a poner? Muy bien. Y ahora que hemos mencionado costes. En caso de los roadshows se trata de múltiples venues, desplazamientos, desgaste del material, etc. Es decir, los costes se pueden disparar de forma impredecible. En este sentido, ¿qué tips para un roadshow exitoso darías? Si hacemos el roadshow en vía pública, lo principal es pedir siempre los costes con mucha antelación. Las administraciones son muy lentas. Pero precisamente, al tratarse de tanta antelación, el ayuntamiento que te concede el permiso puede desconocer que su departamento de obra pública tiene programada una intervención en la plaza donde ibas a hacer tu evento. Y que al llegar te la encuentres levantada de arriba abajo. Y tú ya has pagado la tasa. En estos casos, no puedes contar con que te lo resuelva el ayuntamiento. Tendrás que ir a un sitio privado y pagarlo. Esto desafortunadamente puede pasar. Pero para rentabilizar los roadshows, yo recomendaría ir a centros comerciales y negociar con una gestora que te venda ubicaciones por todo el territorio nacional. Lo mismo con los hoteles. Pero quizás entre los tips más importantes para un roadshow exitoso que puedo dar es no ahorrar es en el personal fijo. Son el alma de la acción. Es decir, contratar más personal local que va rotando en detrimento del fijo, puede minar el éxito del proyecto. Y una cosa más. Siempre que estemos presupuestando la producción de algo, hay que tener en cuenta que esto se monta y se desmonta tantas veces cuantas paradas tenga el roadshow. Por eso, siempre tiene que haber una previsión de aproximadamente un 20% del coste, para poder hacer una parada para un restyling, retoque o lo que haga falta. Sostenibilidad ya es un must en la organización de eventos. ¿Cuáles son los principales retos para cumplir con los criterios sostenibles? Básicamente todo se reduce al uso de materiales sostenibles. Cuando se trata del movimiento de materiales y equipos de montaje y de gestión, la logística se vuelve en tu contra. Sí que intentas hacer el mínimo de desplazamientos y de pernoctaciones, pero donde realmente puedes hacer algo por la sostenibilidad es en la producción utilizando materiales sostenibles y reciclables. Y obviamente cosas como el catering, que sea con productos de cercanía, y que la iluminación sea led, etc. Y por último, alguna anécdota, algo gracioso que recuerdas con especial cariño. Sí, tengo una que me gusta. Cuando Movistar TV empezó a patrocinar el fútbol, hacíamos intervenciones efímeras con balones de playa en un montón de playas por todo el país. Durante la noche y de madrugada sembrábamos la playa de balones… Todo, todo. […]
5 caterings para tu próximo evento corporativo
La gastronomía es, quizás, uno de los elementos más críticos para un evento que más a menudo no recibe la debida atención por parte de los organizadores. Hoy te traemos los 5 caterings que deberías tener en cuenta para tu próximo evento corporativo.
Protocolo en eventos corporativos
Hoy nos toca hablar de un tema bastante etéreo y camaleónico, el protocolo. El protocolo en eventos corporativos va a variar en función del tipo de evento donde lo tenemos que aplicar. Es algo que no necesita explicación; se entiende de manera intuitiva. Porque (y sentimos repetirlo una y otra vez) no es lo mismo un congreso con invitados extranjeros que un lanzamiento de marca, un evento institucional que una entrega de premios. Pero para centrar un poco el tiro y cumplir con un mínimo de profesionalidad que nos exige este blog, veamos la… Definición Se llama ‘protocolo’ a una serie de reglas y normas que marcan las pautas de la organización de los distintos tipos de eventos y ceremonias, y permiten llevarlos a cabo de manera eficiente y rigurosa, con el debido respeto a la tradición y las convenciones sociales y éticas adoptadas en cada caso. Partiendo de esta definición tan amplia, cualquier cosa (literalmente) puede formar parte del protocolo. Pero una definición tan amplia es justo lo que no nos interesa. Por eso, dejemos a un lado todas aquellas cuestiones que se resuelven una con buena planificación (convocatoria, invitados, programa, etc.) y las normas básicas de educación. En este sentido, ni que decir tiene, que la mayoría de los eventos B2C, que implican la interacción de una marca con el consumidor final, por su propia naturaleza carecen de contenido que pueda estar sujeto a un protocolo específico. A excepción, quizás, de algunos casos muy puntuales, que implican a celebrities. Imaginémonos que se trata, por ejemplo, de la presentación de unas deportivas diseñadas por un famoso jugador de baloncesto. La presencia de una figura tan mediática, que puede movilizar a un gran número de fans, va a requerir, sin duda, de unas pautas protocolarias para garantizar el mínimo orden y estipular la interacción del personaje con el público. Por lo demás, el evento corporativo en el segmento de gran consumo se rige por las reglas básicas del sentido común. Eventos corporativos empresariales En caso de los eventos corporativos empresariales, especialmente con presencia internacional, pasamos directamente al otro extremo. Aquí, del riguroso cumplimiento de un protocolo va a depender la imagen de la empresa. Y cualquier fallo, por muy pequeño que sea, bastaría para empañarla. Por eso, es importante contar en el equipo que gestiona el proyecto con un profesional que conozca al dedillo el protocolo empresarial aplicado a la organización de encuentros formales de todo tipo. Cualquier detalle puede ser importante. Desde cómo se organiza la ceremonia de bienvenida, hasta la manera en la que se sientan los invitados. Desde el orden de palabra, hasta los tiempos estipulados para las intervenciones de los participantes. Y por supuesto, el responsable de protocolo de tu equipo debe estar en continuo contacto con su homólogo en el lado del cliente para tener pulidos todos los detalles desde el principio. Otro aspecto importante a tener en cuenta es la presencia de los invitados internacionales. Por regla general, las culturas geográficamente cercanas no presentan grandes diferencias. Y sin embargo, unos invitados, por ejemplo, del sudeste asiático o África, podrían requerir la adopción de unas medidas protocolarias especiales. Solo por resumir algunas de ellas. En caso de los invitados chinos la puntualidad cobra una especial relevancia. El cargo más alto debe ser siempre el primero en recibir el saludo. Y señalar algo con un dedo se considera de mala educación, siempre debe hacerse con la mano abierta. Pero en caso de los japoneses, por ejemplo, un gesto con la mano abierta y la palma hacia arriba significa una negativa. Así que cuidado. En general, los gestos y el lenguaje corporal tienen unos códigos muy estrictos en la cultura japonesa. Por eso, si tienes invitados internacionales, busca un protocolo específico de su cultura empresarial. Esta información abunda en Internet. Eventos corporativos con presencia de instituciones públicas En estos casos, el protocolo puede llegar a ser incluso más estricto y, a la vez, mucho más complejo, con un gran número de detalles a tener en cuenta. En 4foreverything, tenemos una larga trayectoria y experiencia organizando tanto eventos empresariales con presencia institucional, como también cumbres y encuentros de alto nivel. Entre los eventos que hemos tenido el honor de organizar podemos nombrar la Cumbre de la COP27 en Madrid, la Cumbre Antiterrorista, Reunión de la Gobernanza del Agua de la OCDE, o las reuniones de una de las principales entidades bancarias de nuestro país con el Presidente del Gobierno y representantes ministeriales. Por suerte, estas instituciones siempre cuentan con un departamento especial que se dedica única y exclusivamente a desarrollar y aplicar el protocolo para los encuentros de este tipo. Por eso, es importante trabajar codo con codo con los profesionales de esta área desde el inicio del proyecto. Comparte en redes sociales: Pon nota a este artículo:
Cómo promocionar un evento corporativo
Tan amplia como es la variedad de tipos del evento corporativo, como herramienta para potenciar una marca, lo es también la variedad de opciones para su promoción. Y si quieres saber cómo promocionar tu evento corporativo de manera eficaz, tendrás que fijarte bien en quién es tu público objetivo. Y también en las maneras en las que consume la información.
Cómo elegir ponentes para un evento corporativo
La búsqueda de ponentes, en caso de los eventos c corporativos, es una tarea bastante frecuente. Pero nunca es una tarea fácil. En esta ocasión, hemos hablado con Alejandro García, nuestro Ejecutivo Senior sobre cómo elegir ponentes para un evento corporativo, para darte algunos tips y consejos prácticos.
4 ferias internacionales que no puedes perderte de vista
Entre las herramientas de marketing y todas las posibles tipologías del evento corporativo la presencia en una feria o un congreso internacional es, quizás, no de las más vistosas, pero sí de las más efectivas. Un stand bien diseñado permite a la marca exhibir su mejor cara ante las miradas de cientos de clientes potenciales a nivel B2B. Además, las ferias de por sí constituyen un mini universo dentro del mundo de marketing que merece la pena un repaso aparte. Por eso, te traemos las 4 ferias internacionales que en nuestra opinión no puedes perderte de vista en general y, particularmente, en este 2023. Salone del Mobile di Milano Con nuestra primera recomendación este año llegamos un poco tarde, porque la Feria del Mueble de Milán suele celebrarse en el mes de abril. Pero como para nosotros es un total y absoluto imprescindible, ya tenemos puesta la mirada en la edición del próximo año. El primer ‘Salone’ se celebró hace más de 6 décadas. Y la idea principal de esta feria en una Europa de posguerra que estaba reconstruyendo sus vínculos comerciales, era dar a conocer la industria de mobiliario italiana. Con un especial hincapié en el trabajo artesanal, y por tanto, único, y en el diseño, sin importar si eran o no marcas de renombre. Los patrocinadores originales eran fabricantes de muebles de la Asociación Comercial Federelegno-Arredo. Ni que decir tiene que el diseño italiano es un valor seguro y una marca per se. Por tanto, un escaparate que le da visibilidad ha crecido como la espuma con el paso de los años. Actualmente, la feria congrega cerca de 2.500 empresas y más de 700 diseñadores. Y además, a 27.000+ asistentes de todas las partes del mundo que acuden a Milán a esta cita anual. Y por si fuera poco, en los años impares coincide con Euroluce, el Salón Bienal de la Iluminación, que es un complemento perfecto para los profesionales del diseño de interiores. CPhI – Convention on Pharmaceutical Ingredients La Convención de los Ingredientes Farmacéuticos, con más de 30 años de historia, se ha convertido en uno de los principales foros que promueven la evolución y el crecimiento de esta industria a través de innovación, aprendizaje y networking. A nivel de volúmenes y organización es un auténtico mastodonte. Cuenta con un calendario de eventos prácticamente non-stop a lo largo del año por todo el mundo reuniendo a más de 100.000 profesionales del sector. Para hacernos una idea, solo en 2023 tienen programados los eventos en Shanghái, Bangkok, Delhi, Seúl y Barcelona (este último a finales de octubre). Y para el 2024 de momento ya están confirmados los de Filadelfia, Tokio y Riad. Los encuentros presenciales a lo largo del año se complementan con una fuerte estrategia digital que ayuda a mantener unida la comunidad gracias a actividades online y creación constante de contenidos de interés. Fruit Attraction Otra de las 4 ferias internacionales que no puedes perderte de vista es Fruit Attraction. Dentro de la industria alimentaria puede parecer no tan impresionante y mucho más nicho que, por ejemplo, ANUGA de Colonia o SIAL PARIS. Pero nos gustaría destacarla de manera especial, por un par de características que la diferencian de sus homólogas del sector. En primer lugar, porque creció de cero, lo cual tiene un mérito especial en un mundo saturado de actividad ferial. Pero es que, además, esta feria basada en Madrid y dirigida a los profesionales del sector hortofrutícola, se concibió desde sus orígenes con una fuerte apuesta por el área Congress, a diferencia de otras citas parecidas, que constituye uno de sus principales atractivos. La próxima edición se celebrará a principios de octubre. ¡No te la pierdas! IBC – International Broadcasting Convention En el ámbito de la tecnología y la innovación aplicadas a la industria del entretenimiento la actividad ferial es frenética. Existen numerosas citas por todo el mundo con un calendario bastante apretado. Pero hay una que nos gustaría destacar por encima de las demás, la International Broadcasting Convention, conocida más comúnmente por sus siglas IBC. Se trata de una feria comercial anual que se celebra en septiembre en el RAI Exhibition and Convention Centre en Ámsterdam. Bajo el lema “Transformando los medios, cambiando las percepciones”, la edición de 2023 se posiciona como un espacio donde se define y se materializa el futuro de la industria global de medios y entretenimiento. Y uno de los principales objetivos que se proponen los organizadores es dar el impulso necesario al mercado de entretenimiento fomentando la creación de contenidos y abriendo el debate sobre el rumbo del sector entre las comunidades creativas, tecnológicas y empresariales con el fin de colaborar, aprender y desbloquear nuevas oportunidades. Además, en el marco de la feria se celebra un congreso que ofrece ponencias de interés y grandes oportunidades de networking. Comparte en redes sociales: Pon nota a este artículo:
Importancia de la gestión del equipo en la organización de eventos
La importancia de la gestión del equipo en la organización de eventos es difícil de subestimar. E igual de difícil es describirla en pocas palabras, pero lo intentaremos.
Cómo enfocar la creatividad de los eventos corporativos
Creatividad es uno de los factores diferenciales más importantes en un mercado donde las marcas pugnan por escalar posiciones en el top of mind del consumidor. Y en caso de los eventos cobra especial relevancia, ya que se trata de algo más aspiracional y efímero. Para entender mejor cómo enfocar el tema de la creatividad de los eventos corporativos, hemos hablado con Eugenio González (Uge), nuestro Director de Arte y uno de los veteranos de la empresa. Hola, Uge. Para empezar, cuéntanos un poco qué trayectoria has tenido. ¿Has empezado en eventos directamente o has pasado por agencias de otro tipo? ¿Es muy diferente el mundo ‘agencia convencional’ al de ‘agencia de eventos’? Empecé hace 23 años en una agencia de publi. Mis primeros trabajos consistían en maquetar folletos de comida de supermercado. Con el tiempo fui haciendo cosas más interesantes y aprendiendo de mis compañeros. Digamos que empecé desde abajo, y siempre lo he visto como algo positivo. Me ayudó no solo a aprender a utilizar las aplicaciones, sino también a trabajar en equipo, a tener disciplina para con los tiempos (muy ajustados siempre). Y sobre todo aprendí, que, si me iba a dedicar a esto, el horario era algo de lo que me tenía que olvidar. ¡Y eso hice! En el mundo del evento empecé mucho más tarde, poco antes del nacimiento de 4for, hará unos 10 años. ¿Diferencia entre agencia de eventos y de publi? Bueno, yo creo que en una agencia de publicidad convencional no tienes que tener en cuenta tantas variables como cuando afrontas un evento. Como Diseñador Gráfico, he de decir que hay similitudes evidentes, pero los eventos requieren tener en cuenta a muchas personas con las que tienes que ponerte de acuerdo para que todo encaje, saber en qué materiales se va a plasmar lo que se diseña, medidas de las estructuras, tiempos muy ajustados, etc. Si fallas, puede producirse una reacción en cadena, y muchas personas pueden verse afectadas, y eso requiere de mucha responsabilidad y atención. El abanico de tipologías de los eventos corporativos es muy amplio. De un road show a un espacio pop up, de una cena de empresa a una convención de varios días. Eso implica que la variedad de ideas que puedan funcionar también es muy amplia. Pero en el departamento creativo a menudo nos encontramos con que no hay un briefing claro. ¿Por dónde empiezas? Seamos sinceros, casi ningún briefing es claro. Aquí entra en juego la figura del Project Manager (Ejecutivo de Cuentas, en agencias de publicidad), que tiene la habilidad de ayudar al cliente a concretar y a traducir sus necesidades. Y además, la figura del Planner Estratégico, que baja a la tierra ese briefing. Después viene el Copy, que arroja conceptos e ideas que, para mí, son esenciales a la hora de hacer la creatividad, y que se ajuste lo máximo posible a las necesidades del cliente. La creatividad en un evento es lo que marca la diferencia, es lo que lo hace realmente memorable para los asistentes. Pero no es un tipo de creatividad para la que sirvan las mismas fuentes de inspiración que para la publi convencional. ¿O sí? ¿Dónde buscas tú las ideas? Como decía antes, me apoyo mucho en la figura del Copy, en el concepto que plantea, cuando hay que empezar de cero. Suelo irme a casa con este concepto en la cabeza. Y la mayoría de las veces la inspiración me viene de repente, a veces conduciendo, otras mientras estoy caminando, pero la mayoría mientras trato de quedarme dormido. Sé que suena raro, pero es así. Con respecto a las diferencias de creatividad orientada a publi o a un evento, creo que la creatividad orientada a publi es algo duradero, tanto que aún a día de hoy tenemos en nuestro lenguaje frases que vienen la publicidad y que, incluso, han trascendido generaciones. Véase “Aceptamos pulpo”, “Porque yo lo valgo”, etc.. La publi va mucho más allá y tiene un alcance muy amplio, por no decir infinito. Sin embargo, el evento es algo efímero. Por eso, si nos preguntamos cómo enfocar la creatividad de los eventos corporativos es importante que sea sorprendente. Su grandeza radica en que las personas que acuden a ese evento (que dura tan solo unas horas o unos pocos días a lo sumo), lo recuerden durante mucho tiempo. Para mí eso es lo fundamental. En un evento no es suficiente con que una idea funcione a nivel de diseño gráfico. Debe tener un recorrido mucho más largo. Implica escenografía, dinámicas de entretenimiento y presencia de personas (ponentes, influencers, etc.) que aporten y construyan sobre lo que hay que transmitir. ¿O no es necesario? ¿Y con que sea un batiburrillo de cosas divertidas ya vale? No, un batiburrillo no aporta nada, y eso se percibe por parte del asistente. Cuando no hay armonía entre los elementos que conforman un evento se nota mucho. Para enfocar bien la creatividad de los eventos corporativos, los elementos tanto de diseño gráfico, como los elementos constructivos, como las activaciones que se realicen, como el resto de elementos que lo conforman deben respirar lo mismo y ser coherentes con el concepto. Deben ir de la mano para que se cree una atmósfera coherente de la marca para con el asistente. ¿Puede el uso de la tecnología per se ser una idea creativa, o la tecnología solo es una herramienta para la creatividad? Para mí, sí. La tecnología puede ser la idea creativa. Y por otro lado, es evidente que cada vez nos servimos de más tecnología a la hora de realizar los eventos. O sea, que también es una herramienta. Es muy difícil valorar la creatividad porque es algo muy subjetivo. Y a menudo recibimos opiniones que, a lo mejor sin querer, son incompatibles o irreconciliables con la idea que estás proponiendo. Cuál es la estrategia, ¿ceder porque el trabajo en equipo implica que todo el mundo esté contento, o ejercer soft power para preservar al máximo la idea en […]
Cómo añadir valor a un evento corporativo con la sostenibilidad
Sostenibilidad. Un concepto imprescindible hoy en día, estrechamente vinculado a la actividad empresarial, pero, a menudo, mal interpretado tanto por las empresas, como por sus clientes. Por suerte, contamos con profesionales como Raquel Seiz, nuestra Sustainability Manager, que nos ayudará a arrojar algo de luz sobre este tema, estructurar un poco nuestros conocimientos y, por qué no, ver cómo añadir valor a un evento corporativo con la sostenibilidad. Hola, Raquel. ¿Qué tal? La primera pregunta es fácil. ¿Cómo has llegado a desempeñar este cargo? Pues, lo cierto es que ha sido una evolución bastante natural. Empecé a meterme en temas de RSC y eso me terminó derivando hacia la sostenibilidad. Es algo que siempre me había interesado por su componente social. Además, mi trayectoria en dirección y organización de eventos ya me había permitido tener algún contacto con la sostenibilidad aplicada a eventos. Y de ahí empecé a tirar del hilo. Al principio era algo más residual y lo combinaba con mis responsabilidades en marketing y comunicación. A día de hoy ya emplea una buena parte de mi tiempo. Así que el departamento lo estamos ampliando poco a poco para ir acometiendo todo el volumen de trabajo. Actualmente mi función es liderar el plan de sostenibilidad de la empresa, y articular y hacer seguimiento de las actuaciones que queremos llevar a cabo para con nuestros empleados, clientes, proveedores y grupos de interés para asegurarnos de que damos una respuesta adecuada. ¿Cuál ha sido la evolución del pensamiento sostenible en el sector? Y ¿cuál es la situación actual? La sostenibilidad es un valor que ha estado muy unido a ciertos sectores como, las energías o los combustibles. Eso ha hecho que en los eventos empezara a despuntar también como una tendencia. Como en toda tendencia, hubo empresas que pensaron a largo plazo y empezaron a trabajar adelantándose y abriendo camino al resto. Y otras que lo tomaron como algo pasajero que no merecía ningún desarrollo. Estos últimos se han terminado quedando atrás. Hoy en día, la sostenibilidad no puede ser tratada como tendencia. Es la única forma de actuar, en general, y en eventos en particular. En 4foreverything empezamos a trabajar teniendo la sostenibilidad en mente de una forma muy natural. Al ser una empresa con un perfil de producción muy fuerte, estábamos muy familiarizados con el desecho y despilfarro. Por eso, empezamos a buscar alternativas en materiales más sostenibles y soluciones de reutilización y economía circular. Eso se ha convertido con el tiempo en una filosofía que llevamos muy dentro. Intentamos aplicarla no solo en nuestra actividad, sino en los eventos que hacemos para nuestros clientes. El tema de sostenibilidad no solo se reduce a plantar árboles, engloba muchos aspectos más. ¿Cuáles son? Es verdad que existe el pensamiento generalizado de que la sostenibilidad solo hace referencia al medioambiente. Pero es algo equivocado y que limita mucho su visión. La sostenibilidad engloba también un aspecto económico, que busca garantizar condiciones laborales justas, el acceso al empleo, el turismo sostenible, etc. Y el aspecto social que persigue la accesibilidad, lucha por la igualdad, fomenta la inclusión, entre otros. Es lo que se conoce como triple balance y sin intervenir en todas estas áreas el proceso se queda cojo. ¿Y cuáles de estos aspectos (que hemos destacado en la anterior pregunta) pueden trabajarse en un evento corporativo? Existen muchas posibilidades. La buena noticia es que no es tan difícil de llevar a cabo. La mala es que hay pocas empresas que entiendan que la sostenibilidad también es creatividad. No solo se trata de emplear materiales sostenibles (es algo que ya se da por hecho). Por ejemplo, podemos dar la oportunidad a empleados de centros especiales de participar en el evento, realizando cualquier actividad dentro del mismo. Estamos hablando de inclusión, que es un término mal entendido, porque siempre se relaciona con personas con discapacidades. Ellos, por supuesto, también están en ese ámbito, pero que no son los únicos. Incluye también a madres o padres solteros con dificultad de acceso al mercado laboral, personas de otra etnia, jóvenes con problemas de integración en su primer empleo…. Por otro lado, en la vertiente económica, podemos colaborar generando empleo local, encargando, por ejemplo, el merchandising a comercios de la zona. Al final hay unas cosas básicas que se tienen que hacer y lo diferencial es hacerlo de una manera creativa para añadir valor a un evento corporativo con la sostenibilidad, entre otras cosas. A nivel de comunicación, ¿cómo manejar correctamente el tema del compromiso sostenible? A mi parecer este es uno de los temas más peligrosos. El principal problema es que hay mucho desconocimiento sobre la terminología, y no hay un criterio unificado. Además, en el sector circula mucha información vaga sobre el propósito sostenible de las empresas de eventos. Esta información está vacía y no viene acompañada de acciones concretas lo que influye en la imagen negativa del sector. Esto ha provocado que, hasta cierto punto, en las empresas donde sí se llevan a cabo iniciativas importantes, se tenga miedo a comunicarlo porque parece que es algo inventado o impostado. Todavía hay muchos clientes que no tienen una formación en sostenibilidad. Oyen conceptos que te repiten y exigen sin saber realmente qué significan. Nosotros estamos encantados de poder ayudarles a entender la importancia de la sostenibilidad, no solo para el mundo en general, sino como ventaja competitiva para sus negocios. Resumiendo, diría que como en toda comunicación hay que ser honesto, transparente y transmitir lo que se hace, y lo que no se hace también. Tema de certificaciones. La mayoría de los lectores saben que somos una empresa certificada, pero no se imaginan el esfuerzo que esto supone. Cuéntanos un poco lo que hay detrás de estos sellos que ostentamos. El que se haya visto en la situación de gestionar cualquier otro tipo de certificación puede entender lo que supone la implantación de este tipo de sistemas. Para mí es un proceso que pasa por fases muy críticas que, simplificando mucho, podemos […]
Claves para organizar un lanzamiento y potenciar una marca
En este artículo intentaremos hacer un ejercicio de abstracción para identificar esos puntos clave que habría que tener en cuenta a la hora de enfocar bien un lanzamiento.
Tendencias de este 2023 para tu evento corporativo
Si bien los últimos super hits del mundo de la innovación como el chat GPT y los innumerables desarrollos derivados de la IA no han producido aún ningún movimiento tectónico ni tsunami en nuestro sector, hay bastantes puntos que podríamos destacar como tendencias de este 2023 para tu evento corporativo. Quizás, no son conclusiones finales, sino apuntes intermedios, pero te aseguramos que merece la pena tenerlos en cuenta.
Cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo
En este artículo hablamos con Aida Fernández, nuestra Operations Manager, sobre cómo calcular el presupuesto para un evento corporativo.
5 eventos corporativos de éxito en España
Igual de amplia que es la definición de un evento, amplio es el abanico de criterios para medir su eficacia. En este artículo te traemos ejemplos de 5 eventos corporativos de éxito en España, cada uno en su segmento. Así intentaremos reflejar esa gran variedad de tipologías, objetivos, públicos, canales y formatos que ofrece el mundo de los eventos.
La importancia del equipo audiovisual en un evento
La importancia del equipo audiovisual es un tema muy amplio que no solo abarca el equipamiento técnico, sino también el equipo humano relacionado con los audiovisuales. Veámoslo en detalle.
Principales tipos de eventos corporativos
En este artículo, vamos a ver más en detalle cuáles son los principales tipos de eventos corporativos, sus características y peculiaridades.
Evento corporativo: descubre cómo potenciar tu marca de empresa
En este artículo, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre los eventos corporativos y las claves para potenciar tu marca.
Claves para diseñar un stand atractivo
Hoy toca hablar de diseño de stands, y para ello nos vamos a reunir con Róber, de nuestro equipo de 3D, que nos va a ayudar a encontrar esas claves para diseñar un stand atractivo.
La importancia del event manager en la organización de eventos corporativos
No nos cansamos de repetir que estamos siendo testigos de una auténtica revolución de la manera en la que las marcas se comunican con sus consumidores. Y esta vez no va a ser una excepción. Pero antes de hablar en detalle de la importancia del event manager en la organización de eventos corporativos, vamos a dar algunas pinceladas sobre el contexto que ha permitido que esta figura vaya cobrando cada vez más protagonismo. La reciente crisis sanitaria, bastante lejana ya en lo relativo a las restricciones, pero cuyos efectos subyacentes van a seguir condicionado el mercado de marketing, publicidad y eventos por un tiempo indefinido, ha causado un gran vuelco presupuestario. Los recursos que tradicionalmente se asignaban a la comunicación ATL (¿podemos seguir empleando este término sin percibir un persistente olorcillo a naftalina?), han sido redirigidos hacia otras partidas. Se trata de dos partidas muy concretas que están dando respuesta a dos consecuencias antagónicas de la pandemia. Pasamos cada vez más tiempo en el entorno digital, pero cuando conseguimos escapar de él, valoramos mucho más la presencialidad y la interacción en vivo. El gran vuelco presupuestario ¿Qué implica esto a nivel presupuestario? Pues, que la primera gran ganadora es la publicidad programática en las RRSS. Un tema amplísimo e interesantísimo que dejaremos para otra ocasión, porque ahí sí que hay mucha tela que cortar. Y, en segundo lugar, el marketing experiencial en su vertiente de eventos también ha salido ganando. Consecuencia directa de ello es que la figura del event manager, definida muy vagamente hasta entonces, ha ido adquiriendo identidad propia. Un evento ya no puede estar a cargo de cualquiera. Un evento tiene sus objetivos, su concepto, su ejecución cuidada y su equipo dedicado. Dicho en otros términos, y aquí llegamos ya al quid de la cuestión, el rol del event manager ha pasado de ser puramente logístico a ser estratégico. Aunque la logística, por supuesto, sigue siendo parte primordial para ofrecer una experiencia excelente. Entonces, ¿cuál es su importancia del event manager en la organización de eventos? Veamos por puntos. Visión estratégica Un event manager es responsable de alinear la estrategia de eventos de una marca con su comunicación global trabajando aquellos valores y mensajes que contribuyan al posicionamiento deseado. Es un rol que entiende la importancia de la comunicación presencial y sabe construirla de manera eficaz. Pero, además, el objetivo del event manager es convertir el éxito de los eventos en un valor cuantificable mediante diseño y aplicación de métricas adecuadas. Además, la presencia de la figura del event manager aporta continuidad a la narrativa de la marca en sus contactos con el público. La hace coherente, consistente y, como consecuencia, más memorable. Centro de mando único El anterior punto a nivel más operativo se traduce en la visión global de los procesos. El event manager se convierte en una especie de hub de la toma de decisiones y en el facilitador de los procesos para todas las partes implicadas. Y en un evento no son pocas. Organizar una comunicación fluida con los proveedores no es fácil. Y el que todo el mundo sepa en cada momento a quién dirigirse en caso de necesidad, aporta una enorme tranquilidad y ayuda a evitar malentendidos y trabajos duplicados. En este sentido, cualquier empresa que se dedique a la producción de eventos no puede estar más contenta del auge y la consolidación de este rol. Control más eficaz Esta misma visión global de los procesos ayuda a llevar a cabo un control más minucioso y eficaz en todas las etapas. Desde la organización del concurso, si es el caso, hasta la producción; desde la logística, hasta la ejecución final del evento y la evaluación de las métricas. Un evento es, quizás, el formato más expuesto a imprevistos de todo tipo. Por tanto, una figura que reparte responsabilidades y controla los plazos y la calidad de la ejecución ayuda a que los costes del proyecto no se disparen. Buena previsión y soluciones adecuadas puestas en marcha a tiempo, tan sencillo como esto. Comparte en redes sociales: Pon nota a esta entrada:
El diseño del briefing para la organización de eventos corporativos
Para tratar de este tema, vamos a cambiar un poco de aires y hablar con Belén, nuestra planner del departamento de estrategia y una gran experta en el tema del diseño del briefing para la organización de los eventos corporativos. Hola, Belén. ¿Qué tal? Empecemos por lo más básico. ¿Qué es un briefing y para qué sirve? Un briefing para la organización de eventos corporativos, al igual que en cualquier otro ámbito de marketing y publicidad, es un resumen que engloba toda la información necesaria para el desarrollo de un proyecto. Es un documento que comparte el cliente explicando los objetivos del evento, su público, sus necesidades específicas de ejecución y posterior promoción, etc. Y nuestro trabajo, en estrategia o en cuentas, consiste en leer este documento, procesar la información y “traducirla” para cada uno de los equipos que vayan a trabajar en la materialización de los distintos aspectos del proyecto. Es decir, el diseño gráfico, 3D, desarrollo web, producción, etc. ¿Qué escollos puede presentar este documento original? El documento puede ser tanto súper breve y abstracto, como muy concreto y detallado. Y nuestro trabajo es interpretar no solo aquello que pone, sino también aquello que no pone. A qué me refiero. Muchas veces, el cliente da por hecho que estamos al tanto de su histórico y su trayectoria de comunicación, y no tiene por qué ser así. Por eso, antes de interpretar el brief, siempre es interesante completarlo con una pequeña investigación sobre la actividad del cliente. De ahí siempre salen cosas. Y realizando la adaptación para los distintos equipos, ¿cuáles serían las reglas básicas y los elementos imprescindibles a incluir? Pues, te diría que el elemento común son las líneas rojas marcadas por el cliente (o que nosotros conocemos nosotros por experiencia). Y luego ya, depende. Por ejemplo, si hablamos del diseño gráfico, allí hay que ir ya con un concepto creativo verbalizado o al menos con la dirección conceptual que queremos tomar. Y, además, toda la información objetiva de la marca, es decir, el brand book, los logos, colores, tipografías, estilo fotográfico, etc. En caso del departamento 3D, la información objetiva serían las medidas, las dimensiones, de qué venue estamos hablando, los planos de este espacio, etc. Pero, además, es muy importante comentarles el tema del presupuesto, para evitar luego trabajar el doble. Y después, también nos podemos meter en el ámbito de los materiales. Por ejemplo, en los casos cuando la sostenibilidad cobra una especial importancia, o cuando queremos apostar por algún material en concreto, pues eso también se lo marcamos como información objetiva. Y además de la parte objetiva, está también la inspiracional, que, a mí personalmente, me gusta mucho. Consiste en plasmar en una serie moodboards el camino que crees que debería tomar este proyecto a nivel visual. ¿Y cómo encuentras este punto de equilibrio para inspirar sin coartar la expresión creativa de los que realmente tienen que materializar la idea inicial? Es lo más complicado, efectivamente. Porque todos tenemos creatividad, y es verdad que cuanto más te metes, más les contaminas con tu visión. Para evitarlo hay que tener muy claro el porqué de tus recomendaciones. Es decir, intentar ser lo más objetivo posible. Un buen briefing tiene que abrir un horizonte de ideas más que acotarlo. Y hay otra cosa que es fundamental. Tienes que conocer muy bien a las personas, porque es lo que hace un buen equipo, al fin y al cabo. Porque cada uno tiene su forma de trabajar. Hay los que prefieren recibir mucha información, hay los que necesitan lo justo; hay quien quiere ver cosas, hay quien no quiere ver nada. Por eso, es muy importante conocer tú y que te conozcan a ti. Eso nos lleva a la idea de que no solo es importante el contenido del briefing, sino también la forma en la que lo trasladas o comunicas, ¿verdad? Sí, y eso también depende mucho de las personas. Yo, por ejemplo, me comunico mucho mejor hablando. También soy muy visual. Por eso, yo en un brief, dejo por escrito la información objetiva, y luego todo lo subjetivo e inspiracional lo plasmo en imágenes. Y para terminar ya. Visto todo esto, ¿cuál dirías que es la importancia de un buen briefing? Pues, el diseño de los briefings es esencial para la organización de eventos corporativos. Es un documento que aglutina todo lo necesario para que el proyecto salga adelante. Es un documento de referencia para todos los departamentos, que tú tienes que hacer de tal forma que luego, todo el trabajo tenga coherencia y sentido. Pero también te digo una cosa, a veces, es muy positivo incumplir el briefing del cliente presentando además de la opción segura y predecible, otra muy distinta que sorprenda y en la que tú mismo creas. Porque los clientes a menudo se enamoran de algo que ni se les pasaba por la cabeza. Comparte en tus redes sociales: Pon nota a esta entrada:
Cómo organizar una entrega de premios para empleados
En este artículo te compartimos algunos tips y consejos para ser más creativos a la hora de organizar un evento. Sigue leyendo e inspírate
Tips para diseñar las áreas comunes en ferias y congresos
En este artículo compartiremos agunos tips sobre cómo diseñar las áreas comunes de ferias y congresos para que sean funcionales y atractivas.
Nuevas tecnologías en la organización de eventos
En este artículo hablamos de la consolidación de las nuevas tecnologías en la industria de eventos.
Los tres tipos de eventos más solicitados por los clientes
En este artículo te compartimos algunos tips y consejos para ser más creativos a la hora de organizar un evento. Sigue leyendo e inspírate
Cómo ser más creativos a la hora de organizar un evento
En este artículo te compartimos algunos tips y consejos para ser más creativos a la hora de organizar un evento. Sigue leyendo e inspírate
Cómo organizar una convención paso en paso
En este artículo hablaremos de cómo organizar una convención paso a paso, detallando cada aspecto que se debe tener en cuenta.
Beneficios de organizar eventos experienciales
En este artículo te hablamos sobre los beneficios de organizar eventos experienciales y qué no debería faltar para que sean un éxito
Ventajas estratégicas de organizar un evento corporativo
En el artículo de hoy queremos hablar sobre cómo organizar un evento corporativo y todas sus ventajas estratégicas para un negocio.
El Street Marketing: ¿cómo organizar un evento exitoso?
En el siguiente artículo hablaremos de cómo organizar un evento de Street Marketing exitoso. Sigue leyendo y descúbrelo.
Evento paso a paso: desde la idea hasta la implementación
En este artículo te vamos a contar el paso a paso de la organización de un evento, desde la idea hasta la implementación: Evento paso a paso
Eventos institucionales: ¿cómo organizarlos?
En este artículo vamos a hablar sobre los eventos institucionales y cómo organizarlos, ya que requieren de una destreza excepcional
5 espacios en Madrid y Barcelona donde organizar tus eventos
En este artículo te compartimos 5 espacios en Madrid y 5 en Barcelona donde organizar tus eventos. Sigue leyendo y descúbrelos.
La guía definitiva en la organización de eventos
En este artículo hablamos de todo lo relacionado sobre la organización de eventos, desde la planificación hasta su celebración.
La importancia de la logística en los eventos
En este artículo hablaremos de la importancia que tiene la logística en los eventos. Sigue leyendo y descúbrelo.
8 buenas prácticas para organizar un evento sostenible
En este artículo te compartimos 8 buenas prácticas para organizar un evento sostenible. Guárdate esta lista.
Claves para la organización de eventos internacionales
En este artículo te compartimos las claves para la organización de eventos internacionales y todo lo que necesitas saber.
Herramientas tecnológicas para organizar tu evento
En este artículo te compartimos 8 herramientas tecnológicas para organizar tu evento, que harán más sencillas todas las gestiones.