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8 buenas prácticas para organizar un evento sostenible


8 buenas prácticas para organizar un evento sostenible

Los eventos suelen tener un alto impacto negativo sobre el medio ambiente, pero su desarrollo además puede influir en otros ámbitos sociales y económicos de gran peso. La importancia de generar eventos que sean sostenibles ha ido creciendo debido, entre otras cosas, a una mayor concienciación en torno a estos aspectos. Desde hace tiempo la industria se está preocupando activamente por  la intervención en los aspectos sostenibles de los eventos.

En el siguiente artículo queremos enumerar algunas buenas prácticas para organizar un evento sostenible. Sigue leyendo y no te pierdas esta valiosa información.

¿Qué es la sostenibilidad en un evento y por qué es importante?

La sostenibilidad de los eventos es un tema no negociable en este momento en el sector. Esta, abarca mucho más que el medio ambiente. Se trata, también, de una cuestión económica y social. La sostenibilidad debe necesariamente ir alineada con los ODS, la agenda 2030 de la Organización de las Naciones Unidas. Debe poder afectar a la totalidad de los grupos implicados en un evento y, también, a todas las fases del desarrollo del mismo. Esto incluye desde la planificación hasta la producción, la logística, el transporte, la selección de proveedores, el diseño gráfico y 3D, entre otras cosas.

Para que una política de sostenibilidad sea adecuada, se deben marcar objetivos y metas que sean alcanzables y medibles. Es necesario contar con un plan que marque un procedimiento y en un determinado plazo. Y, además, es necesario controlar los posibles desvíos que puedan suceder para corregirlos.

¿Por qué un evento debe ser sostenible?

Un evento debe ser sostenible porque representan un rubro que genera alto impacto en todos los aspectos. Este impacto va de la mano de una generación mayor de residuos, un elevado consumo de energía y de agua, contaminación acústica, contaminación lumínica, contaminación atmosférica y mayor degradación del entorno, entre otros.

Falsos rumores sobre los eventos sostenibles

Existen diversos mitos respecto a los eventos sostenibles. A continuación, hablaremos acerca de algunos de los más frecuentes y por qué no son ciertos.

El costo es más alto

Uno de los mitos más comunes tiene que ver con la idea de que hacer un evento sostenible es más caro de lo habitual. Esto no es cierto. No se trata de una inversión más costosa,, sino de una redistribución y reorientación de este para lograr un evento con un menor impacto.

Es complicado de gestionar

Para que un evento sea sostenible no es necesario desarrollar grandes estrategias. De lo que se trata, en realidad, es de ser conscientes de la magnitud que engloba un evento, tomar determinadas decisiones y llevar a cabo ciertos gestos para alcanzar esa sostenibilidad. Algunos de esos gestos pueden ser sencillos como la integración de personal en riesgo de exclusión, el uso de transportes eléctricos, la contratación de un catering sostenible, entre otros.

Si el evento es pequeño no tiene impacto en el ambiente

Se suele creer que cuando se trata de un evento pequeño no hay huella de carbono. Pero esto tampoco es cierto. Toda acción que se lleva a cabo para la realización de un evento genera huella de carbono. Hay que tener en cuenta que incluso pequeñas acciones como encender una máquina para cortar un listón de madera pueden contribuir a esta huella, por lo que incluso los eventos más pequeños tienen impacto negativo en el entorno.

Los beneficios de un evento sostenible

Ahora, hablaremos acerca de algunos de los beneficios implicados en el diseño y gestión de eventos sostenibles. Los más importantes son los siguientes:

  • Permiten reducir el impacto ambiental y social negativo.
  • Representan un ahorro de dinero.
  • Añaden valor humano y ambiental al evento.
  • Generan una mejor imagen de la marca o la empresa.
  • Crean vínculos entre el ambiente y la organización y entre la organización y la comunidad.
  • Inspiran a la innovación y la creatividad.
  • Cambian la relación de todos los participantes, tanto invitados como organizadores, con el entorno natural.

Las buenas prácticas para un evento sostenible

8 buenas prácticas para organizar un evento sostenible

En primera instancia, para que un evento pueda ser sostenible, es necesario que todas las partes de la empresa estén concienciadas sobre el tema. No se trata de que un grupo de personas piense en ello, sino de que todas las partes de la organización puedan conocer la importancia de estas prácticas, adquieran un compromiso con ello y conozcan las técnicas para llevarlo a cabo. Esto incluye a los proveedores externos, que también deben estar alineados con la postura de la organización.

Algunas de las buenas prácticas para un evento sostenible que se deben considerar son:

Aprovechar la luz natural

Dependiendo de las características y horarios del evento, es importante priorizar la elección de espacios que tengan luz natural. Esto va a permitir reducir considerablemente el consumo de energía eléctrica, optando por alquilar espacios donde prácticamente no se requiera de iluminación artificial o la necesidad de ella sea muy baja.

Aprovechar la luz natural

Buscar alojamientos cercanos

En muchos eventos es necesario buscar alojamientos para los invitados. Existen muchas formas de abordar esta práctica. Para lograr un evento sostenible, lo que se recomienda es buscar alojamientos lo más cercanos posible a la sede del evento, a fin de evitar que estas personas deban acudir a medios de transporte para acercarse al evento y reducir así la huella del evento.

Elegir catering sostenible

Cuando se piensa en el catering, no se tiende a pensar en el impacto que este puede tener no solo en el medioambiente sino en la sociedad. La recomendación es optar por un catering que sea sostenible. Es decir, un catering de productos de comercio justo y kilómetro cero.

Elegir catering sostenible

Optar por materiales reciclables

A la hora de elegir los materiales para el mobiliario, escenografía o para los detalles que se requieran para el evento, lo ideal es optar por aquellos que sean reciclados o reciclables. Es decir, que no sean de primera fabricación o, en caso de serlo, que estén fabricados en materiales que puedan posteriormente reciclarse y que no sean de un solo uso o que haya sido producidos  con ciertos sistemas de certificación como FSC o PEFC.

Cuidar la logística de transporte

Muchas veces, cuando se gestiona la logística de transporte de un evento, se realizan viajes que son innecesarios y que pueden evitarse. Se debe buscar una organización de la logística que sea acorde a la sostenibilidad, maximizando la ocupación de los transportes utilizados para reducir la cantidad de viajes. Además, se recomienda buscar medios de transporte que no aumenten la huella de carbono.

En este sentido, lo ideal es procurar para el staff o asistentes vehículos híbridos para su desplazamiento.

Señalizar la gestión de residuos

Es muy importante, para evitar un impacto mayor en el entorno, que la gestión de residuos sea adecuada. Para ello, lo ideal es señalizar adecuadamente los puntos de recogida de residuos para evitar confusiones, eligiendo contenedores clasificados por colores. La información clara sobre el contenido que depositar en los mismos es fundamental para una recogida selectiva.

Señalizar la gestión de residuos

Reducir el papel

Hoy en día, las nuevas tecnologías han permitido la implementación de distintos métodos de venta y uso de entradas. Se recomienda aprovechar elementos como el QR frente a la entrada en papel, para evitar el uso innecesario de este material y los residuos que generan.

Contratar a conciencia para conseguir un evento sostenible

Finalmente, es importante incluir en nuestros eventos la integración de personal en riesgo de exclusión social o minorías para las distintas funciones que puedan surgir. Además, para un evento sostenible lo mejor es priorizar la contratación de proveedores que sean cercanos al ámbito local para fomentar el crecimiento económico de la zona.

Te sugerimos leer el artículo sobre Tips para elegir la mejor agencia para organizar tu evento. Elegir la agencia más adecuada para tus eventos depende de muchos factores, sobre todo del tipo de acciones que vayas a realizar.

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