Hoy nos toca hablar de un tema bastante etéreo y camaleónico, el protocolo. El protocolo en eventos corporativos va a variar en función del tipo de evento donde lo tenemos que aplicar. Es algo que no necesita explicación; se entiende de manera intuitiva. Porque (y sentimos repetirlo una y otra vez) no es lo mismo un congreso con invitados extranjeros que un lanzamiento de marca, un evento institucional que una entrega de premios. Pero para centrar un poco el tiro y cumplir con un mínimo de profesionalidad que nos exige este blog, veamos la...
Definición
Se llama ‘protocolo’ a una serie de reglas y normas que marcan las pautas de la organización de los distintos tipos de eventos y ceremonias, y permiten llevarlos a cabo de manera eficiente y rigurosa, con el debido respeto a la tradición y las convenciones sociales y éticas adoptadas en cada caso.
Partiendo de esta definición tan amplia, cualquier cosa (literalmente) puede formar parte del protocolo. Pero una definición tan amplia es justo lo que no nos interesa. Por eso, dejemos a un lado todas aquellas cuestiones que se resuelven una con buena planificación (convocatoria, invitados, programa, etc.) y las normas básicas de educación.
En este sentido, ni que decir tiene, que la mayoría de los eventos B2C, que implican la interacción de una marca con el consumidor final, por su propia naturaleza carecen de contenido que pueda estar sujeto a un protocolo específico. A excepción, quizás, de algunos casos muy puntuales, que implican a celebrities. Imaginémonos que se trata, por ejemplo, de la presentación de unas deportivas diseñadas por un famoso jugador de baloncesto. La presencia de una figura tan mediática, que puede movilizar a un gran número de fans, va a requerir, sin duda, de unas pautas protocolarias para garantizar el mínimo orden y estipular la interacción del personaje con el público. Por lo demás, el evento corporativo en el segmento de gran consumo se rige por las reglas básicas del sentido común.
Eventos corporativos empresariales
En caso de los eventos corporativos empresariales, especialmente con presencia internacional, pasamos directamente al otro extremo. Aquí, del riguroso cumplimiento de un protocolo va a depender la imagen de la empresa. Y cualquier fallo, por muy pequeño que sea, bastaría para empañarla. Por eso, es importante contar en el equipo que gestiona el proyecto con un profesional que conozca al dedillo el protocolo empresarial aplicado a la organización de encuentros formales de todo tipo.
Cualquier detalle puede ser importante. Desde cómo se organiza la ceremonia de bienvenida, hasta la manera en la que se sientan los invitados. Desde el orden de palabra, hasta los tiempos estipulados para las intervenciones de los participantes.
Y por supuesto, el responsable de protocolo de tu equipo debe estar en continuo contacto con su homólogo en el lado del cliente para tener pulidos todos los detalles desde el principio.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es la presencia de los invitados internacionales. Por regla general, las culturas geográficamente cercanas no presentan grandes diferencias. Y sin embargo, unos invitados, por ejemplo, del sudeste asiático o África, podrían requerir la adopción de unas medidas protocolarias especiales.
Solo por resumir algunas de ellas. En caso de los invitados chinos la puntualidad cobra una especial relevancia. El cargo más alto debe ser siempre el primero en recibir el saludo. Y señalar algo con un dedo se considera de mala educación, siempre debe hacerse con la mano abierta. Pero en caso de los japoneses, por ejemplo, un gesto con la mano abierta y la palma hacia arriba significa una negativa. Así que cuidado. En general, los gestos y el lenguaje corporal tienen unos códigos muy estrictos en la cultura japonesa. Por eso, si tienes invitados internacionales, busca un protocolo específico de su cultura empresarial. Esta información abunda en Internet.
Eventos corporativos con presencia de instituciones públicas
En estos casos, el protocolo puede llegar a ser incluso más estricto y, a la vez, mucho más complejo, con un gran número de detalles a tener en cuenta.
En 4foreverything, tenemos una larga trayectoria y experiencia organizando tanto eventos empresariales con presencia institucional, como también cumbres y encuentros de alto nivel. Entre los eventos que hemos tenido el honor de organizar podemos nombrar la Cumbre de la COP27 en Madrid, la Cumbre Antiterrorista, Reunión de la Gobernanza del Agua de la OCDE, o las reuniones de una de las principales entidades bancarias de nuestro país con el Presidente del Gobierno y representantes ministeriales.
Por suerte, estas instituciones siempre cuentan con un departamento especial que se dedica única y exclusivamente a desarrollar y aplicar el protocolo para los encuentros de este tipo. Por eso, es importante trabajar codo con codo con los profesionales de esta área desde el inicio del proyecto.
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