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El diseño de los briefings para la organización de eventos corporativos

Un briefing para la organización de eventos corporativos, al igual que en cualquier otro ámbito de marketing y publicidad, es un resumen que engloba toda la información necesaria para el desarrollo de un proyecto

Para tratar de este tema, vamos a cambiar un poco de aires y hablar con Belén, nuestra planner del departamento de estrategia y una gran experta en el diseño de los briefings para la organización de los eventos corporativos. 

Hola, Belén. ¿Qué tal? Empecemos por lo más básico. ¿Qué es un briefing y para qué sirve?

Un briefing para la organización de eventos corporativos, al igual que en cualquier otro ámbito de marketing y publicidad, es un resumen que engloba toda la información necesaria para el desarrollo de un proyecto. Es un documento que comparte el cliente explicando los objetivos del evento, su público, sus necesidades específicas de ejecución y posterior promoción, etc. Y nuestro trabajo, en estrategia o en cuentas, consiste en leer este documento, procesar la información y “traducirla” para cada uno de los equipos que vayan a trabajar en la materialización de los distintos aspectos del proyecto. Es decir, el diseño gráfico, 3D, desarrollo web, producción, etc.    

¿Qué escollos puede presentar este documento original?

El documento puede ser tanto súper breve y abstracto, como muy concreto y detallado. Y nuestro trabajo es interpretar no solo aquello que pone, sino también aquello que no pone. A qué me refiero. Muchas veces, el cliente da por hecho que estamos al tanto de su histórico y su trayectoria de comunicación, y no tiene por qué ser así. Por eso, antes de interpretar el brief, siempre es interesante completarlo con una pequeña investigación sobre la actividad del cliente. De ahí siempre salen cosas.    

Belén Muñoz, nuestra planner y experta en el diseño de los briefings para la organización de eventos corporativos.
Belén Muñoz, Planner 4foreverything

Y realizando la adaptación para los distintos equipos, ¿cuáles serían las reglas básicas y los elementos imprescindibles a incluir?

Pues, te diría que el elemento común son las líneas rojas marcadas por el cliente (o que nosotros conocemos nosotros por experiencia). Y luego ya, depende. Por ejemplo, si hablamos del diseño gráfico, allí hay que ir ya con un concepto creativo verbalizado o al menos con la dirección conceptual que queremos tomar. Y, además, toda la información objetiva de la marca, es decir, el brand book, los logos, colores, tipografías, estilo fotográfico, etc.

En caso del departamento 3D, la información objetiva serían las medidas, las dimensiones, de qué venue estamos hablando, los planos de este espacio, etc. Pero, además, es muy importante comentarles el tema del presupuesto, para evitar luego trabajar el doble. Y después, también nos podemos meter en el ámbito de los materiales. Por ejemplo, en los casos cuando la sostenibilidad cobra una especial importancia, o cuando queremos apostar por algún material en concreto, pues eso también se lo marcamos como información objetiva. 

Y además de la parte objetiva, está también la inspiracional, que, a mí personalmente, me gusta mucho. Consiste en plasmar en una serie moodboards el camino que crees que debería tomar este proyecto a nivel visual.  

Nuestro trabajo consiste en leer el briefing, procesar la información y traducirla para cada uno de los equipos que vayan a trabajar en la materialización del proyecto.
Reunión de trabajo en 4foreverything

¿Y cómo encuentras este punto de equilibrio para inspirar sin coartar la expresión creativa de los que realmente tienen que materializar la idea inicial?

Es lo más complicado, efectivamente. Porque todos tenemos creatividad, y es verdad que cuanto más te metes, más les contaminas con tu visión. Para evitarlo hay que tener muy claro el porqué de tus recomendaciones. Es decir, intentar ser lo más objetivo posible. Un buen briefing tiene que abrir un horizonte de ideas más que acotarlo.       

Y hay otra cosa que es fundamental. Tienes que conocer muy bien a las personas, porque es lo que hace un buen equipo, al fin y al cabo. Porque cada uno tiene su forma de trabajar. Hay los que prefieren recibir mucha información, hay los que necesitan lo justo; hay quien quiere ver cosas, hay quien no quiere ver nada. Por eso, es muy importante conocer tú y que te conozcan a ti.    

Eso nos lleva a la idea de que no solo es importante el contenido del briefing, sino también la forma en la que lo trasladas o comunicas, ¿verdad?

Sí, y eso también depende mucho de las personas. Yo, por ejemplo, me comunico mucho mejor hablando. También soy muy visual. Por eso, yo en un brief, dejo por escrito la información objetiva, y luego todo lo subjetivo e inspiracional lo plasmo en imágenes.

Y para terminar ya. Visto todo esto, ¿cuál dirías que es la importancia de un buen briefing?

Pues, el diseño de los briefings es esencial para la organización de eventos corporativos. Es un documento que aglutina todo lo necesario para que el proyecto salga adelante. Es un documento de referencia para todos los departamentos, que tú tienes que hacer de tal forma que luego, todo el trabajo tenga coherencia y sentido.

Pero también te digo una cosa, a veces, es muy positivo incumplir el briefing del cliente presentando además de la opción segura y predecible, otra muy distinta que sorprenda y en la que tú mismo creas. Porque los clientes a menudo se enamoran de algo que ni se les pasaba por la cabeza.

¿Quieres que te ayudemos con el briefing de tu próximo evento?

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