Importancia de la gestión del equipo en la organización de eventos

En cualquier campo de la actividad humana, cualquier aspecto relacionado con las dinámicas de grupo es, quizás, uno de los temas más complejos. Y si nos imaginásemos las relaciones humanas como una especie de pirámide de Maslow donde la complejidad aumenta desde la base hacia la cima, el trabajo en equipo estaría justo en la cúspide, como una de las formas más difíciles de organizar y gestionar. Por eso, la importancia de la gestión del equipo en la organización de eventos es difícil de subestimar.

Es verdad, que el trabajo en equipo se rige por unas pautas predefinidas. Pero también es verdad que dentro de estas pautas interactúan múltiples egos con una infinidad de rasgos y circunstancias personales. Esto añade a los procesos una variable impredecible. Súmale el hecho de que los eventos son una de las herramientas más complejas de marketing a nivel de organización, y aquí tenemos el tema de nuestro artículo de hoy…

Los aspectos que vamos a tratar a continuación pueden parecer genéricos, y hasta cierto punto lo son, porque aplican a cualquier sector. Y sin embargo, vamos a intentar explicar por qué en caso de la organización de eventos corporativos tienen un twist especial que merece la pena tener en cuenta.

El auténtico valor de RRHH

Sí, un buen equipo no se nace, se hace. Y su creación comienza ya en la fase de la selección de candidatos. Por supuesto, no se trata de convertir cualquier proceso de selección en un concurso de talentos. Ni mucho menos. Simplemente, ya en la fase de la búsqueda, el responsable de RRHH debe tener muy claro a quién está buscando. Y para ello, el responsable del departamento con la vacante a cubrir tiene que saber explicar muy bien sus necesidades. Aclarar estos aspectos es crucial, porque en la situación de la ‘gran fuga de talento’ que estamos experimentando como consecuencia de la reciente pandemia, puede facilitar mucho las cosas. Dicho en otras palabras, si ya es difícil encontrar a gente en el sector de eventos, es el doble de difícil si no tienes claro a quién estás buscando.

Pero hay una cosa más allá de currículums, trayectorias y logros profesionales. Los responsables RRHH tienen que ser también buenos conocedores de los valores intangibles que predominan en el equipo. Si nos permitís la expresión, tienen que “pillar bien el rollo” que se busca para que la persona nueva se integre en el equipo de manera fácil y natural.

Bendita complejidad

Y en el caso de la organización de eventos corporativos, crear un ambiente laboral homogéneo puede suponer este punto extra que hace que las cosas fluyan mucho más y mejor. Porque en el proceso participa un equipo multidisciplinar tan amplio y complejo, en el que se juntan numerosos perfiles profesionales con dinámicas de trabajo tan distintas, que el hecho de que las personas compartan la misma visión, valores y enfoque, puede facilitar en gran medida la coordinación a lo largo de toda la cadena productiva en todas las fases. Pero no solo eso. Estar alineados en la visión a pesar de las diferencias permite aprender de la diversidad más que verla como un obstáculo.

Liderazgo

Desafortunadamente, no todos los que llegan a ser jefes están capacitados para ejercer el liderazgo necesario. Un buen responsable de equipo no solo debe saber entregar el trabajo en los plazos requeridos, sino además hacerlo de manera que nadie se queme por el camino. Pero, sobre todo, aportando. Fluidez en la comunicación, buen conocimiento de las personas, de sus preocupaciones y formas de pensar, frustraciones y ‘superpoderes’, motivación a través del ejemplo… Todo esto, una vez más, es esencial para un proceso tan complejo como la organización de eventos corporativos.  

Es una labor extremadamente delicada que requiere de constante pensamiento crítico, capacidad de verse desde fuera y reajustar las estrategias sobre la marcha. Y más importante se vuelve este aspecto, dada la paulatina incorporación al mercado laboral de los ‘zetas’. Se trata de una generación completamente distinta a todas las anteriores por su sistema de valores, prioridades en la vida y su visión en general del concepto de “trabajo”.

Motivación e incentivos

En relación directa con el apartado anterior tenemos otro aspecto en la importancia de la gestión del equipo en la organización de eventos. Se trata de la motivación de los empleados y de los sistemas de incentivos para mantener niveles necesarios de esta motivación. Hasta aquí nada nuevo, ¿vedad? Unas cañas el viernes, una palmadita en la espalda de vez en cuando y listo. Pero no. O más bien, ya no.

La naturaleza de la motivación humana irremediablemente lleva a que esta se apague con el tiempo. Sobre todo, si las tareas que se realizan son poco creativas o excesivamente monótonas. Sin embargo, el cambio que se está produciendo en el sistema de valores de las generaciones que están entrando ahora en escena, ha llevado a que los antiguos esquemas de incentivos ya no funcionen.

No vamos a enumerar las múltiples formas que existen de incentivar a los trabajadores, más allá de estímulos puramente económicos (que mantienen su eficacia). Apuntemos solo dos cosas. Primera, hagas lo que hagas, no puede ser obligatorio. Y segunda, el éxito de cualquier programa de incentivos y motivación depende de la comunicación. Solo hablando, solo dedicándole tiempo y recursos emocionales a las entrevistas y evaluaciones periódicas con los trabajadores se puede llegar a un entendimiento profundo de las causas de su comportamiento y actitudes. Y un entendimiento correcto, como bien se sabe, lleva a soluciones correctas.

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