Organizar un evento es una tarea compleja que requiere de diversos pasos a seguir para alcanzar los objetivos y lograr los mejores resultados. Requiere de creatividad, de trabajo en equipo, de capacidad de organización y de apertura a la incorporación de nuevas tecnologías que permitan dar lugar a un abanico mayor de posibilidades. A continuación, te vamos a contar el paso a paso de la organización de un evento, desde la idea hasta la implementación.
Independientemente del tipo de evento que se quiera organizar, hay ciertas fases que deben seguirse para que todo funcione de la manera adecuada. Vamos a ver cuáles son estas fases y por qué son importantes en la organización de un evento.
La primera fase viene siempre marcada por el cliente y se refiere al planteamiento del objetivo del evento, teniendo en cuenta el target que se espera que acuda al mismo, sus particularidades, como así también el presupuesto asignado a la jornada. Una vez identificados todos estos aspectos, se puede contar con más herramientas para configurar la planificación de manera más efectiva.
En otras palabras, conociendo tanto el tipo de público del evento y sus particularidades como el presupuesto con que se cuenta para el evento, se podrá establecer la estrategia a seguir. Esta debe enfocarse en utilizar dicha información para alcanzar los objetivos del evento, optimizar el presupuesto y satisfacer las necesidades y expectativas del público.
Una vez que se tiene claro quién asistirá al evento, qué es lo que se busca con este y la estrategia a seguir, comienza la segunda fase. Esta consiste en desarrollar la idea creativa en torno al evento.
La idea creativa del evento debe estar alineada a la imagen de la marca, a la vez que debe dar una respuesta a la pregunta de cómo lograr que el evento alcance los objetivos planteados, pero siendo innovador. A partir de estas consideraciones, se podrán tomar decisiones adecuadas en lo que se refiere al formato del evento, a su duración, a su ubicación o a su programa, entre otras cosas. Es fundamental que el evento sea uniforme en lo que respecta a su imagen, siendo sencillo para los invitados identificar a la marca, su identidad, y su personalidad.
La tercera fase se refiere al retrotiming de pasos necesarios para llevar a cabo el evento. El retrotiming es una ayuda fundamental en la gestión de un evento, siendo un documento que se emplea para evitar que se pierdan detalles y que queden momentos de la jornada al azar. De lo que se trata es de organizar los tiempos del evento y las distintas actividades o exposiciones que se desarrollarán en él, para que todo esté bien planificado.
Lo que se va a hacer durante la cuarta fase en la organización de un evento es dimensionar los recursos humanos que serán necesarios para su adecuada realización. Se deben elegir a las personas que formarán parte del equipo, identificando qué tipo de perfiles serán necesarios para las distintas tareas a desarrollar. Luego, se establecerán funciones y tareas para cada uno establecidas en tiempo y en forma.
A lo largo de la quinta fase, llega el momento de organizar los recursos necesarios a través del contacto y la negociación con proveedores. También se tendrá en cuenta la planificación de las producciones propias, a fin de garantizar que el evento cuente con todo lo necesario para satisfacer al público.
La sexta fase está relacionada con la logística. Esta es una de las fundamentales en un evento. Se encarga de la organización del traslado de personas desde los puntos de llegada hasta el lugar del evento, como así también del traslado de los materiales y productos necesarios para la jornada. La logística debe planificarse y llevarse a cabo con antelación y cuidado para que la organización del evento sea eficaz.
Antes de todo evento, es necesario hacer un repaso previo. Este es el que va a permitir verificar que todo se esté llevando a cabo de la forma correcta y permitirá una nueva instancia de control en caso de que algo no funcione. Es la fase en la que se deben repasar las funciones del equipo, verificar los detalles del montaje del evento, controlar que los proveedores estén trabajando de la forma prevista, entre otras cosas.
Finalmente, la octava fase es la que se desarrolla posteriormente a la realización del evento. De lo que se trata, en particular, es de hacer una revisión de cuál fue el resultado del evento, cuáles fueron las sensaciones de los invitados, cómo funcionó la planificación previa. Además, es importante ver, en esta etapa, si el evento ha alcanzado los objetivos planificados en la primera fase.
Es a partir de esta fase que se busca tomar nota de aquellos problemas o faltas que puedan haber aparecido, como así también de las fortalezas del evento. Así, se contará con información detallada a tener en consideración para la próxima organización.
Seguir los pasos de cada fase es clave para que la organización de un evento se implemente de manera eficaz, pero, además, hay que tener en cuenta otro aspecto: en todas las fases de la organización de un evento es necesario que la creatividad esté presente. Desde la idea original hasta la logística y la forma de trabajar en equipo e, incluso, en la negociación con los proveedores. Esto permitirá que el evento sea diferencial.
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