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La guía definitiva en la organización de eventos


Todo sobre la organización de eventos

La organización de eventos conlleva una serie de pasos a seguir para hacer que funcione a la perfección y consiga los objetivos deseados. Con una buena dosis de creatividad, de organización, y apoyado en las nuevas tecnologías, los requerimientos actuales, sobre todo con el tema pandémico, lograrán solventarse.

Cualquiera que sea el tipo de evento a realizar, sin importar su tamaño, implica siempre una organización estratégica bien coordinada que tome en consideración varios aspectos antes, durante y después del evento.

Dejar al azar cualquier detalle, podría poner en riesgo el desarrollo o éxito. Aquí te dejamos una serie de consejos a seguir que seguramente te ayudarán a ordenar tus ideas e iniciar la organización y planificación de tu próximo evento.

¿Qué es la organización de eventos?

Primeramente, definamos qué es la organización de eventos. La organización de eventos abarca la creación, gestión, planificación, producción, supervisión y toda la logística de un evento, desde la idea, hasta la puesta en marcha, la retroalimentación y la consecución de este.

Un evento no solamente requiere de una planificación inicial, sino también de un seguimiento personalizado de múltiples aspectos y en diferentes fases por parte del organizador Por eso, la labor del que organiza es muy amplia. Nos centraremos ahora en esos tópicos para saber qué debe tener un buen Event Planner.

Características del Event Planner

El event planner, es el pilar de la organización de eventos, en torno al cual giran todas las gestiones. Sabemos lo importante que es estar al frente de un evento, así que hemos contemplado tres características fundamentales que creemos son esenciales en un event planner exitoso: capacidad, experiencia y creatividad.

CAPACIDAD: todos sabemos que un event planner no trabaja solo. Por eso, la capacidad de la que hablamos aquí tiene que ver con el equipo de trabajo que este posea y la gestión de este. Es fundamental tener un equipo preparado y formado, además de motivado. El event planner tiene, además, que saber gestionar ese equipo de manera adecuada para que todo funcione como un engranaje.

Consejo: busca capacitar a tu personal en la medida de lo posible mediante cursos online o charlas que les ayuden a crecer y ser cada día mejores.

Un buen equipo debe contar con especialistas en todos los terrenos implicados, desde el diseño, la organización de eventos, la producción y la implementación de eventos.

Un ejemplo de equipo de trabajo completo para todas estas áreas incluirá a personal de dirección, equipos de creatividad y diseño (gráfico y 3D), responsables de estrategia, project managers, el equipo ejecutivo, departamento de producción, equipo de servicios audiovisuales, departamento técnico, personal de carpintería, responsables de impresión y rotulación, un departamento de finanzas y a responsables de almacén y logística.

EXPERIENCIA: tener un equipo experimentado es muy beneficioso ya que te ayudará a reducir los errores desde el momento de la planificación hasta la implementación del evento. Esto mejorará los tiempos y puesta en marcha de lo planificado eliminando costos innecesarios en el presupuesto. Por otro lado, cada uno de los profesionales que estén a cargo de los diferentes roles deben, no solo saber llevar a cabo su trabajo, sino estar preparados para cualquier situación que se presente en el camino que conlleve tomar decisiones rápidas y con el menor costo posible. Es fundamental tener, por tanto, un equipo experto en “el directo” y con muchas tablas para resolver problemas inesperados de manera eficaz.

Consejo: Un buen event planner, busca a los mejores, se rodea de ellos. Y para ello, tiene en cuenta la experiencia de sus equipos, pero también su capacidad de resiliencia.

CREATIVIDAD: La creatividad en los eventos es esa chispa que hace la magia en los eventos. Si un evento carece de creatividad, el mismo carecerá de valor. Por eso, es preciso que el event planner tenga un bagaje creativo que puede aplicar a todas y cada una de las fases del evento, pero que, además, se alimente de creatividad cada vez que pueda. El event planner debe ser una persona curiosa, que se empape de muchos y distintos aspectos que le sirvan para enriquecer su trabajo. La creatividad, aunque es una característica inherente en cada persona, se puede alimentar y perfeccionar cada día.

Consejo: Seamos organizadores creativos, pensemos “out of the box” y no demos nada por hecho. La originalidad debe guiar nuestros planteamientos y actuaciones en eventos.

El cliente

El cliente es el motor de dónde surge el evento y de él debe nacer la inspiración para crearlo. Es fundamental entender su visión y objetivos para la planificación del evento.

La comunicación continuada con el cliente durante todo el proceso de creación es de suma importancia. Dejar un punto sin discutir podría llevar a un sin números de malentendidos y errores que podrían llegar a costar muy caro y que pueden dar al traste con el objetivo que se busca con el evento.

Conoce a tu cliente

Mantener una buena relación con el cliente, conocer sus necesidades, sus deseos y el alcance que desea tener es vital para que todo sea claro y vaya tomando la forma deseada. Gracias a esa conexión con el cliente, seguramente podrás sacarle provecho a cada una de sus ideas y hacerlas llevar al éxito.

Conoce la empresa y la marca de tu cliente

En la planificación de un evento es vital captar toda la información acerca de la marca, su visión, su misión y los objetivos que se desean alcanzar con el evento a realizar. El objetivo debe ser lograr compenetrarte e identificarte con la marca desde dentro. Solo así lograrás captar la esencia y el modelo del negocio, lo que te permitirá ir alineado con los objetivos y dar el énfasis necesario para impactar a tu público.

 

Objetivos claros en la organización de eventos

Antes de iniciar cualquier tipo de planificación hay que tener los objetivos claros. Conocer perfectamente éstos es lo que te va a permitir tomar las mejores decisiones en la planificación. Los objetivos deben quedar planteados desde el principio para no generar ningún tipo de duda y permitir, alcanzar las metas de manera más adecuada.

Además, éstos deben ser específicos y concretos para poder medirlos posteriormente: desde la obtención de 1.000 solicitudes de más información por parte de los asistentes, hasta llegar a una determinada cantidad de compras de un producto en una feria o llegar a 500 publicaciones con el hashtag del evento, lo que queremos lograr debe ser definido claramente desde el principio. Sin los objetivos claros, el esfuerzo y dinero se asignan a muchos otros recursos y no se enfoca en lo que realmente es importante, además, los resultados finales no podrán medirse a falta de criterios definidos a evaluar.

Otro aspecto que se debe tener en cuenta es la claridad de esos objetivos. Tenerlos siempre presentes es la manera de garantizar su búsqueda y cumplimiento.

Consejo: ten siempre a mano un checklist donde estos objetivos estén explicados, a fin de tenerlos siempre cerca para poder indicar en la medida en que se toman acciones en cada punto.

La idea

No se puede construir absolutamente nada si no se tiene una idea clara. Por esta razón, después de conocer al cliente, la empresa, la marca y los objetivos del evento se podrá iniciar la lluvia de ideas en torno al desarrollo del evento.

Una de las mayores tareas del organizador es discernir la potencialidad de cada idea y dimensionarla para ver su viabilidad. Contamos con varias herramientas online que nos pueden dar soporte como bubbl.us o coggle.

Te invitamos a que no te pierdas ninguno de nuestros artículos mensuales para conocer más sobre las diversas herramientas y tecnologías que puedes utilizar en tu organización de eventos.

Tecnologías en la organización de eventos

La planificación

En la planificación de eventos es donde todo comienza a tomar forma. Planificar correctamente un evento es vital para que éste pueda tener un resultado exitoso. Desde el tipo de evento, hasta el lugar en el que se va a llevar a cabo, los recursos necesarios para ello, muchos son los aspectos que se deben tener en cuenta para garantizar una buena planificación.

Consejo: crea una lista con los puntos clave del evento para poder reconocer qué pasos se deben dar en cada momento y garantizar que nada quede fuera de la planificación.

El tipo de evento según temática

Identificar el tipo de evento que queremos llevar a cabo es muy importante a la hora de planificar, ya que cada uno de esos tipos hace uso de elementos distintos y tiene requerimientos y exigencias muy diferentes. Por ejemplo, si el evento es una entrega de premios, necesitaremos determinar, la duración, los distintos bloques a establecer por premios, cómo debe ser la logística de recogida de premios por parte de los invitados, etc… El tipo de evento marcará la pauta a seguir para lo que procede. Puedes echarle un vistazo a nuestra lista de los tipos de eventos más comunes y comenzar a planificar el tuyo.

Eventos corporativos

Son todos aquellos eventos donde se persigue un fin empresarial, organizacional o corporativo.

Eventos corporativos

Iluminación para eventos, giras o festivales consiguiendo resultados espectaculares con las últimas novedades tecnológicas. Iluminación general y espectacular, decoración y resaltado, creación de ambientes.

  • Congresos: se trata de una reunión o conferencia en que los miembros de un organismo, asociación, profesión o colectivo se reúnen para debatir cuestiones ligadas a su ámbito. Puede integrar una parte de charlas con otra de exposición de distintas marcas relacionadas con el tema del congreso.
  • – Convenciones: son eventos de carácter público o privado que reúnen a grupos con intereses comunes y en los que se puede alternar una parte formativa con una de ocio.
  • Entrega de premios: en este caso, hacemos referencia a condecoraciones o eventos en los que se busca reconocer los méritos logrados por una persona, grupo u organización.
  • Eventos de empleados: son eventos institucionales que se desarrollan en el interior de las empresas u organizaciones y que buscan reunir, con distintos fines, a quienes forman parte de ellas.
  • – Seminarios: se trata de reuniones generalmente con fines académicos. Se suele citar en ellos a un número de especialistas y también de interesados en una materia, para promover un intercambio de ideas y exponer temas y debates en relación con la actividad.
  • Eventos de Team Building: son formatos en los que se invita a los participantes a trabajar en equipo y superar diversas pruebas con el fin de promover el trabajo en equipo.
  • – Lanzamiento de productos: enfocados dar a conocer un producto/servicio a la comunidad interesada en ellos.
  • Street Marketing: un evento de Street Marketing es una acción publicitaria que se desarrolla en la calle. Se trata de una forma de llevar los productos o servicios de una empresa a espacios sorprendentes en los que los potenciales clientes están.
  • Inauguraciones: como su nombre lo indica, las inauguraciones son eventos destinados a dar apertura a un espacio. Se utilizan para anunciar una ampliación de instalaciones, para apertura de nuevas sedes, pero también para apertura de nuevas empresas u organizaciones en general.
  • – Ferias: las ferias son eventos enfocados, al intercambio y la venta de bienes y servicios y a la generación de networking. Suelen ser eventos sectoriales con representación de diversas marcas.
  • – Rueda de prensa: la rueda de prensa es un evento desarrollado por una empresa u organización en el que se invita a miembros de la prensa. Ello, con el objetivo de dar cobertura mediática a las novedades que se desea anunciar.
  • Showrooms: por último, son eventos que se llevan a cabo en espacios destinados a la muestra y comercialización de productos de las empresas. Los productos son dispuestos en una forma diferente a la comercialización convencional, invitando a potenciales clientes a conocerlos de una manera diferente.

 

Eventos de ocio

Todos los eventos que tienen como objetivo la distracción mediante eventos sociales.

  • – Conciertos: los conciertos son eventos musicales donde se realizan actuaciones de un grupo.
  • – Festivales musicales: los festivales de música suelen reunir a más de un grupo y su duración siempre es superior a un día. Además, este tipo de eventos suele estar acompañado no solo de actuaciones musicales sino de actividades variadas alrededor de los conciertos.
  • Eventos deportivos: los eventos deportivos suelen ser eventos multitudinarios organizados por una marca del sector donde se dan cita profesionales y no profesionales para disfrutar del deporte.

Eventos deportivos. Iluminación para eventos, giras o festivales consiguiendo resultados espectaculares con las últimas novedades tecnológicas. Iluminación general y espectacular, decoración y resaltado, creación de ambientes.

Eventos Culturales

Su fin es promover la cultura, el conocimiento y la educación.

  • Exposiciones de obras artísticas: Relacionadas principalmente relacionadas con la pintura, la escultura, la arquitectura, la música o cualquier otra rama del arte que se exponga.
  • Festivales culturales: aquellos en donde interviene un elemento cultural, como por ejemplo festivales de danza o de teatro.
  • Conferencias: una conferencia es una reunión de personas con conocimiento o interés sobre un tema en particular, para generar debates y exposiciones al respecto.
  • Foros: Es un evento donde un grupo en su totalidad discute un tema, hecho o problema, conducido por un coordinador
  • Seminarios: Evento especializado cuyo objetivo es realizar un estudio profundo de determinada materia y cuentan con la participación de especialistas.

Tipos de eventos según el medio

Otra forma de clasificar a los eventos es según el medio en el que estos se llevan a cabo. En este sentido, hoy, podemos encontrar eventos presenciales, eventos digitales y eventos híbridos.

Los eventos presenciales son los que tienen lugar un día determinado en un espacio particular. Se elige un espacio físico y todos los asistentes al evento se acercan a este para formar parte de él.

Por su parte, los eventos digitales constituyen una alternativa que viene creciendo considerablemente con los años. Se trata de eventos llevados a cabo a través de una plataforma web. Estos pueden ser en directo o pueden ser enlatados.

Finalmente, los eventos híbridos son eventos que se nutren de ambas modalidades. Este nombre se refiere a eventos que se llevan a cabo en simultáneo en un lugar físico con parte de los invitados presentes y a través de un medio digital o web, con asistentes conectados en remoto.

Tipos de eventos según el medio

Sitio y espacios para eventos

Identificar el espacio específico que cumpla con la necesidad del evento y reúna todas las características imprescindibles para su desarrollo es uno de los puntos más complicados en la planificación de un evento.

El espacio es uno de los elementos cada vez más valorado por los asistentes. Los asistentes no solo valoran aspectos como la fácil accesibilidad sino el efecto sorpresa de acudir a un evento en un espacio fuera de lo común.

En el caso de los espacios públicos, es fundamental tener en cuenta los permisos y normativas municipales del espacio en el que se va a llevar a cabo el evento, ya que se trata de trámites que pueden ocasionar retrasos en la planificación y tienen cierta dificultad.

Consejo: ten en cuenta otros problemas que puedan poner en juego la continuidad o el buen desarrollo del evento, por ejemplo, si el evento se realizará en un espacio abierto, es importante contar con una previsión meteorológica, en caso de que sea necesario planificar un plan B por cuestiones vinculadas a la lluvia, el frío, el exceso de calor, entre otras cosas.

Sitio y espacios para eventos

Cuando se trata de espacios y sitios el tiempo es importantísimo. Afinar detalles del sitio con buen tiempo de anticipación contribuirá a que se vaya avanzando en la lista de tareas y pueda avanzarse en otros temas.

Algunos espacios comunes para la realización de eventos son: hoteles, recintos, fincas, salas, auditorios, cines, teatros y espacios singulares. Debido a la pandemia que hemos estado viviendo, el uso de los espacios al aire libre se ha incrementado solventando el tema del distanciamiento social, entre otros.

Proveedores y recursos en la organización de eventos

Contar con un listado de proveedores habituales con los que ya tengamos una relación de confianza es fundamental para descargar el estrés inherente a la organización de cualquier evento. Si tienes un listado de tus proveedores y un acuerdo previo con ellos, podrás ahorrar tiempo e incluso dinero, si juntos se han acordado precios especiales.

Debido a la cantidad de eventos, cerrar cualquier acuerdo rápido con nuestros proveedores suele evitar muchos dolores de cabeza.

Consejo: cuenta siempre con un listado de proveedores de reserva que tengan un tiempo de actuación rápida. Esto te va a permitir encontrar una solución veloz y eficaz en caso de encontrarse con problemas o imprevistos con el proveedor inicial.

Logística en la organización de eventos

Un punto importante en la planificación de un evento es la logística. Esta es la que permitirá que todo llegue en tiempo y forma.

En la logística, es importante identificar los medios de transporte que se van a necesitar para hacer una buena previsión, si bien también es importante, contar con los tiempos de transporte de cada parte de la cadena de organización, desde los tiempos de los proveedores hasta los del montaje.

*Consejo: gestiona la logística planificando siempre distintas alternativas y opciones en caso de encontrar inconvenientes el día del evento.

logística en la organización de eventos

Presupuesto del evento

Determinar un presupuesto con el cliente ajustado a sus posibilidades y manejarlo conscientemente desde el principio permitirá llevar a cabo todo lo pactado sin sorpresas en la factura.

La estimación de costos con cada proveedor es fundamental para una planificación controlada. Sin embargo, siempre es adecuado contar con una bolsa destinada a posibles imprevistos que puedan surgir.

Consejo: cuenta con un presupuesto adicional de proveedores distintos al contratado, esto ayudará a tener a mano información clara respecto del costo vinculado a ese reemplazo, para mantener la integridad del evento.

Los patrocinadores en la organización de eventos

Los patrocinadores suelen ser una alternativa muy adecuada para completar el presupuesto de un evento. Es bueno hacer un listado de posibles patrocinadores que seguramente estarán dispuestos a colaborar en alguna parte del evento a cambio de publicidad o promoción de su marca. Los patrocinadores representan un retorno a la inversión y aumentan el valor de la marca, por eso es importante que los patrocinadores, no solo aporten financieramente, sino que sumen valor a la marca estrechando lazos para futuros y mejores eventos.  

Algunas cosas que debemos tener en cuenta con los patrocinadores:

  • Que los patrocinadores compartan con la marca ciertos valores para guardar coherencia en todo el evento.
  • Que los paquetes de patrocinio se adapten tanto a sus necesidades como a las nuestras.
  • Generar buenas relaciones que promuevan oportunidad de patrocinio para eventos futuros.
  • Que los patrocinadores fortalezcan la marca y los objetivos que persigue la empresa a través del evento.

El evento

En general, se piensa que la planificación es algo vinculado solamente a las etapas previas al evento. No obstante, el día mismo de este es necesario garantizar que todo funciona de la manera adecuada. Por eso, lo que se recomienda es llevar a cabo una reunión de control con la totalidad del equipo. Allí, se debe garantizar la adecuada coordinación de todos los implicados en la realización del evento y nombrar responsables de cada área para llevar un mejor control. En este punto es importante recordar también las alternativas y procesos a llevar en caso de que surjan imprevistos. 

Consejo: ten siempre el contacto muy a mano de todos los responsables involucrados en el evento, eso favorecerá que ante cualquier incidencia ocurrida podamos reaccionar rápido para solucionarla, normalmente ese día por las tensiones puede costar más realizar acciones triviales.

El post-evento

El post-evento arranca una vez el evento ha terminado y la forma en que hemos decidido hacerlo no debe tardar en llegar a los asistentes, proveedores, patrocinadores y equipo de trabajo más allá de las 48 horas. Los mensajes de agradecimiento, los regalos, los reconocimientos y las encuestas de satisfacción, no se deben hacer esperar para reforzar de esta manera los objetivos alcanzados durante el evento.

Recordemos que planificar el post-evento es tan importante como el evento en sí. Si no hay un seguimiento adecuado se perderá todo el trabajo hecho con anterioridad.

Un error que se suele cometer es el de pensar que el evento termina una vez que las actividades se han cerrado. Pero, para que el evento sea exitoso, es importante dar continuidad al mismo. Una forma de hacerlo es redactando, en el post-evento, un correo de agradecimiento a los asistentes. También se puede obsequiar con un detalle que les recuerde su participación y que construya una imagen positiva sobre la empresa. Pero lo que tiene mucha utilidad, sobre todo de cara a próximas ediciones, es realizar un cuestionario de satisfacción para ver hasta qué grado se ha conseguido el objetivo perseguido y, en caso negativo, poder tomar medidas de ajuste para próximas ediciones.

Consejo: Aprovecha a incluirregalos para tus asistentes que tengan un impacto positivo en el entorno y la sociedad. Valora incluir propuestas desarrolladas en materiales ecológicos y desarrolladas por organizaciones o grupos en riesgo de exclusión.

El ROI como herramienta de información

El evento no sería un éxito si no cumple con los objetivos y requisitos que se plantearon desde el principio. Para conocer si el evento producido llegó a cumplir con los criterios establecidos en la planificación éstos necesitan ser medidos y cuantificados. Si no se ha planeado esta parte, hay un vacío muy importante que hay que llenar.

En el post-evento, donde se requieren números reales que permitan tomar decisiones o llegar a metas trazadas por la empresa, se pueden tomar algunos ejemplos en consideración:

  • Establece el método de cuantificación de resultados. Este puede ser un software, una encuesta destinada a los clientes, una aplicación que recabe información o las opiniones de los asistentes o alguna forma que sea fácil, amigable e intuitiva y que provoque en los asistentes el deseo de proveer esta información.  
  • Utiliza algún software de reconocimiento facial o incluye cámaras de conteo de personas que provean estadísticas claras de los asistentes.
  • Busca hacer match con los asistentes, mediante las diversas redes sociales.
  • La importancia de implementar bien el ROI (Return Of Investment), es decir, el Retorno de la Inversión. Si todos los datos que hemos recogido son íntegros y verídicos, tendremos un ROI bien establecido. La captación de información es muy importante para saber si la inversión que hicimos al planificar el evento ha tenido los resultados esperados o no.

El futuro de la organización de eventos

La pandemia mundial ha sido un elemento clave a la hora de cambiar el rumbo de los eventos. Factores como la necesidad del distanciamiento social y los protocolos de seguridad sanitaria han afectado y seguirán afectando a la organización de este tipo de actos, que se han tenido que adaptar a la nueva realidad.

Junto a estos factores, la conciencia sostenible ha ganado peso en el sector. La sostenibilidad ha dejado de ser un asunto exclusivo de algunas industrias, como la de los automóviles o el sector energético y ha pasado a ser un tema en el que todos debemos ser conscientes de nuestra responsabilidad y actuar en consecuencia. El sector de los eventos no es ajeno a ello y por eso cada vez son más las empresas que contemplan este pilar fundamental dentro la gestión de sus eventos.

Entendida como un elemento no solo medioambiental, sino social y económico, la intervención sostenible en un evento afecta a muchas variables: la elección de materiales respetuosos con el medioambiente, la contratación de personal en riesgo de exclusión social, la contratación de un catering kilómetro cero o el uso de un transporte eficiente y bajo en huella de carbono para los invitados, entre otras muchas otras actuaciones.

Retos para los organizadores

El área tecnológica también ha supuesto un gran reto. Temas como la bioseguridad, el metaverso, internet y el uso de aplicaciones y nuevas tecnologías, dan a los organizadores una gama de posibilidades que aventajan a cualquier otra época en el sector de la organización de eventos.

Los eventos experienciales, el uso de tecnologías holográficas, el reconocimiento facial, los elementos y diagramas 3D, el metaverso, las aplicaciones y redes sociales, el 8k y muchas otras tecnologías que hoy en día están revolucionando el tema de las telecomunicaciones, sin duda alguna, vienen a establecer un panorama nuevo y distinto para la organización de eventos en estos tiempos de pandemia y globalización.

Pero para la implementación de esta tecnología, se hace necesaria la capacitación del personal, la actualización del equipo tecnológico y saber integrar la creatividad dentro de estos desarrollos.

Conclusión

Como hemos visto, los eventos forman parte de la vida de las personas, las empresas y las organizaciones, teniendo una gran relevancia. Un evento es una instancia que permite abrir nuevas puertas y oportunidades de acuerdo con los objetivos de cada caso.

En este sentido, cada etapa de un evento es fundamental para lograr que éste sea exitoso. Desde la planificación, que debe ser exhaustiva y cuidadosa para controlar las claves del evento y ofrecer una solución a los posibles imprevistos, hasta las acciones que se tomen en el evento en particular y el post-evento. Cada parte tiene sus propias estrategias y cumple un rol de vital importancia. Además, los avances tecnológicos vienen cambiando la forma de planificar y gestionar eventos, para lo que se necesitará de personal capacitado para su uso. Sin embargo, estos avances prometen una revolución en los eventos del futuro, ampliando considerablemente sus posibilidades.

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