Siempre que hablamos de eventos solemos pensar en acciones creadas por una marca y dirigidas a un público externo. Pero igual o más importantes que los eventos externos son los internos, más conocidos como convenciones de empresa.
Este tipo de eventos tiene la característica de reunir a la totalidad de la empresa. Se suelen realizar de manera periódica coincidiendo con el final de un ejercicio económico o con el comienzo de un periodo importante para la empresa y son el momento perfecto para trabajar la motivación y el espíritu de equipo.
Por eso, es tan importante saber cuáles son los pasos y los elementos clave para organizar un tipo de evento de estas características.
En este artículo te explicamos el step by step de la organización de una convención y te damos algunos consejos para lograr que la misma cumpla con los objetivos marcados.
Una convención suele llevar asociada un número importante de asistentes. Por eso, buscar la fecha más adecuada con antelación es importantísimo. Así tenemos la oportunidad de planificar con tiempo y optimizar costes relativos a la logística y el alojamiento.
A la hora de elegir una fecha es fundamental intentar no hacerla coincidir con algún evento importante nacional ni local y no planificarla cerca de puentes para evitar la no asistencia de la gente.
Una vez elegida la fecha es hora de seleccionar la ciudad. A la hora de elegirla ten en cuenta diversos elementos. Si los asistentes vienen de distintas ciudades del país intenta buscar una localización que más o menos quede equidistante de cada uno de sus puntos de origen. Eso ahorrará mucho presupuesto en logística y facilitará la asistencia de todos.
Ten en cuenta también que la ciudad elegida tenga opciones distintas de ocio y equipamiento para poder utilizarlas en tu convención.
Independiente de si en tu convención se van a presentar resultados, si va a ser una jornada exclusiva de ocio o si es una mezcla de ambos, diseña este evento en torno a un tema. Darle un concepto central te va a ayudar a organizar la agenda y las actividades organizadas en torno a ella y te permitirá darle una imagen gráfica coherente y común.
Este tema puede estar relacionado con un mensaje clave que quieras transmitir de y que quieras que quede marcado en la mente de la gente.
El siguiente paso consiste en realizar una agenda detallada. Esta debería incluir una parte más “oficial” y corporativa y otra más enfocada al ocio. Esta parte es igual de fundamental que la otra para crear vínculos y permitir a la gente interaccionar en un ambiente relajado.
Es importante a la hora de planificar una agenda no cargarla en exceso con muchas actividades y dejar espacios para disfrutar del tiempo libre.
En esta agenda puede ser buena idea plantear actividades con presencia de todos los asistentes y alternar con otras actividades en las que dividamos a los mismos en pequeños grupos para trabajar vínculos más sólidos.
Intercala ponentes internos y externos dentro de tu convención. Esto te permite trabajar con distintos tonos, uno más oficial y otro más relajado, haciendo el evento mucho más dinámico y trabajando en la motivación.
Huye de presentaciones aburridas y experimenta con distintos formatos. Los mensajes se asimilan mucho mejor cuando las presentaciones son dinámicas y atraen la atención. Aunque los datos que vayas a ofrecer sean un poco densos eso no implica que deban ser presentados de manera aburrida. La manera de presentar estos es muy variada e influye directamente en su comprensión y asimilación de manera positiva.
Incluir elementos de gamificación en las presentaciones y permitir la bidireccionalidad en las exposiciones abriendo la posibilidad al público de interaccionar con los ponentes es una buena táctica para darle ritmo a las presentaciones.
Tan importante como trasladar los mensajes adecuados y utilizar estos para tematizar tu evento es trabajar para que estos estén presentes de distintas maneras a través de la decoración y ambientación. Darle esa coherencia visual y de comunicación a tu evento logra una mayor identificación de los asistentes.
Después de meses de preparación es importante medir el éxito de tu evento. Preguntar sobre la adecuación de la agenda, los contenidos o los ponentes son fundamentales para tomar decisiones de cara a mejorar para próximos años. Por eso es fundamental que, tras la convención, se pueda realizar algún tipo de cuestionario para evaluar todos estos elementos.
No hay fórmulas mágicas para asegurar el éxito de una convención, pero si tienes en cuenta los puntos anteriormente descritos te asegurarás al menos de controlar los principales elementos para garantizar un desarrollo óptimo.
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