Los eventos corporativos, como herramienta para potenciar tu marca, son cada vez más valorados. Ayudan a dar visibilidad, a mejorar la reputación de marca y a generar comunidad entre esta, sus trabajadores y su público objetivo. Es, por tanto, una excelente herramienta estratégica para tu marca.

El evento corporativo es una herramienta ideal para captar y fidelizar a potenciales clientes, motivar a los empleados de la empresa u ofrecer formación sobre productos, entre otras cosas.

El concepto y los contenidos de un evento están estrechamente relacionados con la actividad de la empresa, sus productos o servicios. Se trata, por tanto, de una herramienta fundamental del plan de marketing de una marca corporativa.

Beneficios de los eventos corporativos

Un buen evento corporativo debe cumplir dos criterios principales. Debe tener bien definidos sus objetivos estratégicos y estar bien diseñado. De ser así, un evento puede reportar grandes beneficios tanto a nivel de empleados, como hacia el exterior, con sus potenciales clientes o proveedores, entre otros. Entonces, ¿cuáles son sus principales beneficios?

Beneficios a nivel interno

Un evento corporativo dirigido a los públicos internos es capaz de aumentar la productividad. La fórmula es muy sencilla, un empleado motivado está más comprometido con los objetivos de la empresa y, por tanto, muestra una mayor productividad.

Además, estos eventos mejoran la comunicación entre los distintos stakeholders dentro de la empresa, optimizando los procesos internos y repercutiendo directamente en la calidad del trabajo.

Los eventos corporativos no solo pueden funcionar como una herramienta de motivación para los empleados existente, sino también para atraer y retener nuevo personal.

Beneficios a nivel externo

En lo que respecta al nivel externo, los eventos corporativos aumentan la notoriedad de la marca, generando una comunicación directa con los asistentes, personas realmente interesadas en el sector al que pertenece la empresa. Los eventos corporativos ayudan a construir comunidad con personas interesadas en la marca o en sus productos y servicios. En muchos de los eventos corporativos que se realizan, diseñar un stand atractivo tiene enormes ventajas a nivel de comunicación y marca.

Los eventos sirven también para dar a conocer nuevos productos y servicios, mejorando el posicionamiento de la marca, y permiten ir un paso por delante de la competencia, destacándose como una alternativa competitiva.

Finalmente, el evento corporativo es una oportunidad para posicionar a la marca como referente en su sector. Esto no solo permite aumentar su visibilidad, sino que también aporta en términos de construcción de confianza con clientes, potenciales clientes y proveedores, entre otros.

Tipos de eventos corporativos

Ahora que hemos visto la definición y los beneficios de los eventos corporativos, veamos sus principales tipologías.

Congresos y Conferencias

Una de las citas más comunes. Suelen durar más de 1-2 días y tienen como objetivo reunir a muchas personas del mismo sector bajo un mismo propósito particular, para fomentar exposiciones y networking, entre otras cosas.

Inauguraciones y Aperturas

Sirven para dar a conocer una nueva sede u otro espacio de la marca. Es, además, una oportunidad para que el público objetivo conozca la ubicación y los productos o servicios allí ofrecidos, a fin de que puedan convertirse en clientes.

Lanzamientos

Un evento para lanzar un servicio o línea de productos puede ser una gran oportunidad para posicionarlos entre los potenciales consumidores.

Entrega de Premios

Saber organizar una entrega de premios es muy importante. Estos eventos están especialmente enfocados en fortalecer relaciones profesionales y reforzar el espíritu de equipo. Consisten en reconocer los logros profesionales u homenajear la trayectoria profesional de alguien.

Presentaciones de Producto

Junto con los lanzamientos, están dedicados a un producto o línea en particular. Están destinados tanto a posicionarlos en el mercado y darlos a conocer a los potenciales compradores.

Road Shows

Los road shows son una excelente alternativa para presentar productos o servicios a nivel nacional o internacional, ampliando el alcance geográfico de la compañía. Es una buena manera de acercar la marca a un público geográficamente disperso.

Ruedas de Prensa

Las ruedas de prensa son indispensables para las empresas que quieren facilitar al público información relevante sobre su actividad. Son muy eficaces para hacer llegar los mensajes de la compañía a medios y expertos y lograr así un mayor alcance.

Seminarios

Suelen consistir en una serie de actividades conjuntas entre quienes imparten un conocimiento (docentes) y quienes lo adquieren.

Su propósito consiste normalmente en orientar a las personas en los aspectos teóricos (investigación) y prácticos de una materia en particular. Por eso, es un tipo de evento muy común en el ámbito científico y académico, pero también entre las empresas que buscan generar jornadas de formación para sus empleados.

Workshops

Para terminar, cerrando la lista de los tipos de evento corporativo más frecuentes tenemos el workshop. Se trata generalmente de un evento más pequeño con el número más reducido de asistentes. Su objetivo es aprender y enseñar a hacer algo. A diferencia de los seminarios y cursos, los workshops suelen tener un sentido más práctico que teórico.

Las fases en la organización de un evento corporativo

Para que un evento corporativo cumpla su función y alcance los objetivos deseados, su organización debe pasar por una serie de pasos. Además, estrategia, creatividad y buena organización, junto con el uso de las nuevas tecnologías, son fundamentales para detectar tendencias y acertar con los gustos del público.

Por eso, independientemente del tipo de evento y su tamaño, desde las fases iniciales hasta las conclusiones finales, su organización debe implicar una estrategia impecable y acción coordinada. Las fases que se deben seguir en la organización de un evento corporativo son:

Primera fase: definición de objetivos

La primera fase está marcada por las particularidades del cliente y los objetivos específicos del evento.

Hablando de estas peculiaridades, nos referimos a las características especiales de la marca, su imagen, los mensajes a comunicar, el público objetivo, etc. Y ya en base a esto, se definirán los objetivos específicos del evento determinando en el resto de los procesos.

Segunda fase: idea creativa

Una vez aclarados los objetivos, llega el momento de desarrollar la idea creativa que dará coherencia al evento. Esta debe estar alineada con la imagen y los valores de la marca y proporcionar soluciones innovadoras y creativas para alcanzar los objetivos planteados.

Esta idea, además, ayudará a definir también el formato del evento, su agenda, ubicación, duración, etc.

Tercera fase: retrotiming

El siguiente paso consiste en establecer los pasos a seguir y, para ello, elaboraremos un briefing. Es un documento indispensable en la gestión de eventos, ya que permite no perder de vista los detalles importantes y cumplir los deadlines.

Cuarta fase: recursos humanos

Definido todo lo anterior, se puede proceder con la asignación del personal necesario para que el evento cumpla sus objetivos y dé los resultados esperados.

Es fundamental dimensionar bien los perfiles más adecuados para cada tarea y definir claramente sus funciones.

Quinta fase: recursos materiales

Durante la quinta fase se definen los recursos materiales necesarios, incluyendo la producción in house, mediante el contacto y la negociación con los proveedores.

Además, es el momento para hacer un planteamiento exhaustivo del presupuesto de todo lo necesario para el desarrollo del evento. El presupuesto es un documento imprescindible para poder analizar la viabilidad del evento planteado.

Sexta fase: la logística

Por logística se entiende tanto al traslado de personas desde su punto de llegada hasta el lugar del evento, como el traslado de productos y materiales necesarios.

Una de las mejores maneras de garantizar el éxito de un evento corporativo es trabajando con empresas como 4foreverything que proporcionan un servicio integral y soluciones de organización con un equipo dedicado, encargado de monitorizar cada detalle en todas las fases del desarrollo del proyecto.

Séptima fase: verificación

El control es esencial en cada fase, ya que permite evitar contingencias y garantizar la correcta ejecución de todos los procesos en términos de logística y proveedores. En otras palabras, es necesario comprobar que todo está listo y en orden antes de arrancar.

Octava fase: conclusiones

Finalmente, en la última fase se analizan los resultados, los KPI’s y el feedback general con el objetivo de sacar conclusiones necesarias, dando cuenta de los posibles errores, para optimizar y mejorar los procesos de cara al futuro. 

Las claves en toda organización de eventos corporativos

Además, hay tres aspectos clave a tener en cuenta, que pueden marcar el éxito o no de un evento. Estos son:

Estrategia

Un evento corporativo es una herramienta de marketing que debe ayudar a alcanzar objetivos estratégicos claramente definidos. Esa estrategia es la que define qué se debe hacer, cómo y en qué orden, paso a paso. Para elaborar correctamente la estrategia, es fundamental la figura del event manager.

Creatividad

Uno de los elementos imprescindibles para diferenciarse de la competencia. Hoy en día, son muchas las compañías que organizan eventos corporativos con distintos fines. Por eso, es fundamental conseguir que nuestros eventos proporcionen experiencias creativas, memorables y relevantes, capaces de sorprender al público.

Producción

Y por último y no por ello menos importante, para que el evento sea un éxito, es necesario poner mucho cuidado en la producción. En este sentido, contar con una empresa que tenga la producción in house es una garantía en términos de control de calidad, tiempos, flexibilidad y precios más competitivos.

Este es el caso de 4foreverything, donde contamos con más de 8.000m2 de instalaciones que albergan nuestro propio departamento de carpintería, nuestro departamento de impresión y rotulación, así como nuestros equipos de iluminación, sonorización y audiovisuales, y un amplio catálogo de mobiliario de alquiler.

La importancia de la transición hacia un modelo sostenible de eventos

Considerando el impacto negativo que los eventos pueden tener para el medio ambiente, en el momento actual toda la industria está centrada en la transición hacia un modelo sostenible de eventos que permite reducir la huella que generamos con nuestra actuación.

La sostenibilidad debe estar alineada con los ODS, la agenda 2030 de la Organización de las Naciones Unidas, y debe afectar a todos los colectivos implicados en un evento y sus fases de desarrollo. Desde la planificación hasta la producción, desde la selección de proveedores hasta la logística, desde el transporte hasta el diseño gráfico, etc.

Algunas buenas prácticas de la organización sostenible de eventos son:

• Buscar ubicaciones cercanas que reduzcan los traslados.
• Optar por catering sostenible con productos de comercio justo y kilómetro cero.
• Elegir materiales reciclables y reciclados.
• Usar materiales y estructuras reutilizables.
• Evitar los plásticos de un solo uso.
• Incluir en nuestros eventos personal en riesgo de exclusión.
• Maximizar la ocupación del transporte para optimizar la logística y reducir los traslados innecesarios.
• Gestionar los residuos con contenedores clasificados.
• Apostar por la tecnología para los tickets e invitaciones, reduciendo el uso de papel.

Conclusión

Como hemos podido comprobar, el evento corporativo puede ser una oportunidad excelente para toda empresa que quiera darse a conocer, afianzar su relación con sus clientes, construir comunidad o aumentar la productividad y el compromiso de sus propios empleados. No obstante, para lograr esto, los eventos deben estar bien planteados y organizados.

En este sentido, contactar con 4foreverything puede ser una oportunidad para toda marca, independientemente del sector, que desee organizar eventos exitosos de manera integral, recibiendo un servicio 360º que le garantice el cumplimiento de las condiciones y la calidad de ejecución. Y todo a un equipo multidiciplinar, a nuestra capacidad creativa y nuestro potencial y expertise en producción, lo que nos permite hacernos cargo de principio a fin de todo el proceso, desde el planteamiento del evento hasta la evaluación posterior.

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